مدیریت هزینه و مدیریت ارزش کسب شده در مدیریت پروژه

گروه مشاوران مدیرسان با تجربه ای طولانی در این زمینه آماده ارایه خدمات مربوطه از جمله استقرار و آموزش و راهبری سیستم مدیریت هزینه به کلیه سازمان ها و شرکت ها و استارت آپ ها است.

در ادامه با برخی از مفاهیم پایه ای مدیریت هزینه جهت اطلاع از رویکرد مدیرسان آشنا می شوید:

تکنیک ارزش کسب شده (Earned value)، متداولترین روش ارزیابی عملکرد پروژه (نه فقط ارزیابی عملکرد هزینه ای) میباشد. در این روش ،زمان ،هزینه و محدوده پروژه با همدیگر یکپارچه شده و می توان هر کدام را مورد ارزیابی قرار داد.

در ادامه با تعاریف مورد استفاده در تکنیک ارزش کسب شده (EVM) آشنا می‌شویم:

تعاریف:

ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Valueیا PV) :

ارزش مقدار کارهایی که برنامه‌ریزی شده است. به عبارت دیگر اگر PV کل پروژه مد نظر باشد، منظور عددی است که نشان می‌دهد تا هر لحظه از پروژه قرار بوده است که چه مقدار کار انجام و چه مقدار بودجه صرف شود. نام دیگر این شاخص  BCWS(Budgeted cost for work schedule)  می‌باشد یعنی بودجه در نظر گرفته شده برای کار برنامه ریزی شده. 

فرمول:

PV=Plan% Complete * BAC (درصد پیشرفت برنامه‌ای کار تا این لحظه ضرب در بودجه در نظر گرفته شده کل پروژه که BAC در قسمت بعد توضیح داده می‌شود)

مثال:

PV=9000 بدین معنی است که تا این لحظه (لحظه گزارش گیری) بر طبق برنامه قرار بوده است که به میزان 9000 واحد پولی کار انجام شود. بعبارت دیگر تا این لحظه قرار بوده است کارهایی انجام شود که مجموع بودجه در نظر گرفته شده آن ها برابر 9000 واحد است.

ارزش کسب شده (Earned Value یا EV):

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه (مبنای محاسبات( PV محاسبه می شود. هرگاه صحبت از EV به میان می آید، مجموع EV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص

BCWP(Budgeted cost for work performed) می‌باشد. یعنی بودجه در نظر گرفته شده برای کار انجام شده.

فرمول:

EV=Actual% complete *BAC (درصد پیشرفت واقعی پروژه ضرب در بودجه در نظر گرفته شده کل پروژه. BAC  که در قسمت بعد توضیح داده خواهد شد).

مثال:

EV=8000 بدین معنی است که تا این لحظه و با توجه به بودجه مورد نیاز در نظر گرفته شده برای فعالیت های پروژه، به اندازه 8000 واحد پولی کار انجام شده یا ارزش بدست آمده است. به عبارت دیگر مجموع کارهایی که تا این لحظه انجام شده است، بودجه در نظر گرفته شده آن ها 8000 واحد بوده است. جهت تبیین بیشتر فرض کنید که در این مثال بودجه کل فعالیت های پروژه (بودجه در نظر گرفته شده کل پروژه) برابر 800،000 واحد پولی بوده است و درصد پیشرفت واقعی کار نیز 10% بوده است . لذا 10% از 800،000 بودجه انجام شده است.

 هزینه واقعی( Actual cost یا  AC):

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت از AC به میان می‌آید، مجموع AC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص ACWP(Actual cost for work perform) می‌باشد. یعنی هزینه واقعی صورت گرفته برای کار انجام شده.

فرمول:

فرمول خاصی نداشته و صرفا عددی است که از مالی پروژه اخذ می‌گردد.

بودجه مجاز پروژه (BACیا Budget at completion):

بودجه‌ای که پروژه مجاز به هزینه آن می باشد که از مجموع بودجه اولیه و بودجه اضافه کاری بدست می آید.

 انحراف از هزینه (Cost variance):

میزان ریالی (یا بر مبنای واحد پولی دیگر) انحراف هزینه پیش‌بینی شده برای میزان کار  انجام شده تا این لحظه با هزینه واقعی صرف شده برای کار انجام شده می‌باشد.

فرمول محاسبه: CV=EV-AC

مثال: CV=-1000 یعنی برای کار انجام شده تا این لحظه 1000 واحد پولی بیشتر از بودجه در نظر گرفته شده برای پروژه هزینه شده است.

انحراف از زمان‌بندی (Schedule variance یا SV):

میزان انحراف از برنامه زمان‌بندی تا این لحظه بر مبنای بودجه. لذا جهت تبیین بیشتر و درک بهتر SV در نظر بگیرید که فرمول محاسبه آن EV-PV است و اختلاف EV با PV با توجه به فرمول هر یک از آن ها تنها در درصد پیشرفت فیزیکی واقعی با برنامه‌ای فعالیت می‌باشد (EV=Actual %complate*BAC و PV=Plan%compalte*BAC ) لذا تفریق این دو عدد با هم در اصل درصد پیشرفت واقعی را با برنامه‌ای نشان خواهد داد اما با توجه به ضرب این درصدها در دو فرمول EV و PV در عدد مربوط به BAC ، این اختلاف به صورت پولی نشان داده خواهد شد. که این مهم بدین دلیل است که بتوان در یک نمودار دو شاخص عملکرد هزینه‌ای  و فیزیکی را با هم نشان داد. البته SV تحلیل مالی هم دارد و آن بدین نحو است که میزان ارزش تولید شده (پول بدست آمده) بر طبق برنامه بوده است یا نه؟ مثلا اگر SV=-2000 باشد بدین معنی است که تا این لحظه به میزان 2000 واحد ریالی (یا واحد دیگری که مبنای محاسبات است) کمتر از برنامه ارزش بدست آمده است.

 شاخص عملکرد هزینه‌ای (Cost Performance Variance یا CPI):

این شاخص برای نشان دادن نسبت هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده به هزینه مصرف شده بکار می رود که بعنوان ضریب عملکرد سیستم نیز شناخته میشود.

فرمول:

CPI=EV/AC

مثال:

CPI=.8 نشان دهنده این است که عملکرد هزینه‌ای به اندازه 80% بوده است. بعبارت دیگر تنها به 80% از اهداف بودجه دست یافته‌ایم. و نیز می‌توان گفت که 20% بدتر از پیش بینی هزینه کرده ایم.

دقت کنید که صورت و مخرج CPIهمان عناصری هستند که برای محاسبه CV استفاده شده. پس اساسا چرا CPI مطرح شده و یا کاربرد اصلی آن چیست؟

دو کاربرد مهم CPI : 

1-  در بررسی عملکرد چند پروژه با هم نیازمند در اختیار داشتن یک شاخص یکسان هستیم چرا که CVهای پروژه های مختلف بیانگر اعداد بسیار متفاوتی هستند. مثلا در یک پروژه با بودجه 1 میلیاردی CV برابر -100 در پایان کار یعنی 10% هزینه کرد بدتر. ولی در یک پروژه با بودجه 200 میلیونی CV برابر -100 میلیون یعنی 50% بدتر هزینه کردن. لذا با در اختیار داشتن تنها عدد CV نمی توانیم عملکرد هزینه‌ای دو پروژ] را با هم مقایسه کنیم.

2- رسم نمودارهای روند. شاید با ارزش‌ترین استفاده از CPI در نمودارهای روند آن باشد. فرض کنید CPI  یک پروژه در هفته ۱۰ ام برابر ۱.۰۲ بدست آمده. لذا در مرحله اول از عملکرد راضی خواهیم بود. اما اگر بدانیم که CPI این پروژه دایما در حال کاهش بوده و از ۱.۲۴ به این عدد رسیده بلافاصله متوجه بروز یک مشکل می‌شویم که اگر آن را حل نکنیم احتمال زیاد در آینده نزدیک CPI پروژه منفی خواهد شد.

به شکل زیر دقت نمایید:

شاخص عملکرد زمانی (Schedule Performance Variance یا SPI):

این شاخص برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود.