چهار وظیفه اصلی مدیریتی چیست؟

چالش اصلی که سازمان ها و مدیران امروز با آن مواجه هستند، خلاقیت و حل مشکلات کسب و کار است. اصول مدیریت، دستورالعمل هایی است که مدیران می توانند با چالش های کسب و کار مواجه شوند.
اصول مدیریت به چهار وظیفه عمده، برنامه ریزی (planning)، سازماندهی (organizing)، رهبری (leading) و کنترل (controlling) شناخته شده و به عنوان چارچوب P-O-L-C شناخته شده اند.

چارچوب P-O-L-C

برنامه ریزی شامل، تعریف چشم انداز و مأموریت سازمان، تعیین اهداف، استراتژی و برنامه عملی برای دستیابی به اهداف می باشد.
سازماندهی شامل، فرموله کردن ساختار سازمانی، تخصیص منابع و طراحی شغل است.
رهبری شامل، هدایت و جهت دهی، انگیزه، هماهنگی و ارتباطات می باشد.
کنترل شامل، فرآیند و استانداردها، مرور و ارزیابی و اقدام اصلاحی است.

برنامه ریزی

برنامه ریزی اولین و مهم ترین وظیفه مدیریت است که شامل ایجاد اهداف و تعیین مسیری برای دستیابی به اهداف است. برنامه ريزان، مديراني هستند که از شرايط محيطي آگاه هستند و مي توانند به طور موثر تجزیه و تحلیل کنند و شرايط آينده را پيش بيني کنند. همچنین مدیران باید تصمیم گیرندگان خوبی باشند.
برنامه ریزی، شامل انتخاب ماموریت ها، اهداف و اقداماتی برای دستیابی به آنها است، این امر نیازمند تصمیم گیری است.
برنامه ریزی به معنی تعیین موقعیت و وضعیت سازمان در آینده است و تصمیم می گیرد که چگونه این موقعیت را بهتر کند. این امر کمک می کند تا اثربخشی مدیریت با هدایت فعالیت های آینده، حفظ شود.
برنامه ریزی به عنوان یک فرآیند، معمولا شامل مراحل زیر می شود :

  • انتخاب اهداف سازمان.
  • ایجاد اهداف برای هر یک از زیر واحد های سازمانی.
  • ایجاد برنامه هایی برای دستیابی به اهداف به طور سیستماتیک.

انواع برنامه ریزی

  • برنامه ریزی استراتژیک که شامل تجزیه و تحلیل فرصت ها و تهدیدات رقابتی و نقاط قوت و ضعف سازمان است. همچنین شامل تعیین موقعیت رقابتی سازمان در محیط خود است.
  • برنامه ریزی تاکتیکی که طرح هایی را برای برنامه استراتژیک ایجاد می کند. این برنامه ها اغلب کوتاه مدت هستند و توسط مدیران سطح متوسط انجام می شود.
  • برنامه ریزی عملی که کل اهداف سازمان را پوشش می دهد و اقدامات لازم برای دستیابی به برنامه های استراتژیک را اجرا می کند. آنها کوتاه مدت و معمولا کمتر از یک سال هستند.

سازماندهی

هنگامی که یک مدیر، برنامه کاری ایجاد کرده است، مرحله بعدی در چرخه مدیریت، سازماندهی افراد و سایر منابع لازم برای اجرای طرح است. سازماندهی، باید به صورتی باشد که منابع و امکانات فیزیکی موجود را نیز در نظر بگیرد تا درآمد را با کمترین هزینه به حداکثر برساند.
سازماندهی را می توان به عنوان نظم بخشیدن فرآیند توزیع کار و منابع برنامه ریزی شده در میان اعضای سازمان بیان کرد، تا بتوانیم به اهداف سازمان دست یابیم.
سازماندهی شامل مراحل زیر می شود :

  • ایجاد ساختار سازمانی: چارچوب سازمانی زمانی ایجاد می شود که در آن تلاش و تخصیص منابع انسانی برای اطمینان از دستیابی به اهداف، هماهنگ شده باشد. این ساختار معمولا توسط یک نمودار سازمانی نشان داده می شود که یک نمایش گرافیکی از زنجیره فرمان در یک سازمان است.
  • تصمیم گیری های طراحی سازمانی: شامل تصمیماتی است که در مورد ساختار یک سازمان گرفته می شود.
  • تصمیم گیری در مورد طراحی شغل: شامل نقش ها و مسئولیت های شغلی فردی و فرآیند انجام وظایف می شود.

سازماندهی در سطح یک کار خاص، شامل چگونگی طراحی شغلی فردی است تا بتواند به طور موثر از منابع انسانی استفاده کند. به طور سنتی، طراحی شغل بر اساس اصول تقسیم کار و تخصص بود، که فرض بر این بود که موارد شغلی با دقت بررسی شود و فردی که در کار مهارت بیشتری دارد، آن را انجام دهد.

رهبری

همانطور که سازمان ها رشد می کنند، ساختارهای پیچیده ای را با نیاز روزافزون، هماهنگ و کنترل می کنند. برای مقابله و مدیریت در چنین شرایطی، رهبری برای نفوذ افراد برای همکاری در جهت هدف مشترک و ایجاد یک موقعیت برای واکنش جمعی لازم است.
رهبری، مستلزم هدایت، تأثیر و انگیزش کارکنان برای انجام وظایف اساسی است. همچنین شامل منابع اجتماعی و غیر رسمی برای الهام بخشیدن به دیگران است. مدیران از طریق ایجاد انگیزه و تدابیر به اهداف سازمان دست می یابند.
تحلیل شخصیت و مطالعه ی نگرش های شغلی در علوم رفتاری، بینش مهمی را در نیاز به هماهنگی و کنترل فراهم می کند. بنابراین، رهبری برای ایجاد هماهنگی در میان تلاش های فردی در کارها، در جهت دستیابی به اهداف سازمانی، بسیار مهم است.

کنترل

مدیران در همه سطوح مدیریتی دخیل هستند. دو تکنیک کنترل سنتی، بودجه و حسابرسی عملکرد است. ممیزی شامل بررسی فیزیکی و تأیید پرونده های سازمان و مدارک مورد نیاز می باشد. حسابرسی بودجه، اطلاعاتی را در مورد جایی که سازمان با توجه به رویکردهایی که برای برنامه ریزی و کنترل مالی دنبال می شود، فراهم می کند، در حالی که ممیزی سعی می کند تعیین کند که ارقام گزارش شده، بازتاب عملکرد واقعی است.
کنترل، شامل اندازه گیری عملکرد در برابر اهداف و برنامه ها و کمک به انحرافات صحیح از استانداردها است. به عنوان یک حقیقت، کنترل، اجرای برنامه ها را با تضمین این که عملکرد، از استانداردها منحرف نشده باشد، تسهیل می کند.
کنترل تنها به وضعیت مالی سازمان محدود نمی شود، بلکه در حوزه های مختلف مانند عملیات، انطباق با سیاست های شرکت و سایر سیاست های نظارتی، از جمله بسیاری از فعالیت های دیگر در داخل سازمان را شامل می شود.
به این ترتیب، عملکرد مدیریت به طور موثر و گسترده ای از وظایف و مسئولیت مدیران را پوشش می دهد. اگر چه ماهیت و پیچیدگی های کسب و کار در طول سال ها تغییرات زیادی را تجربه کرده اند، ولی عملکرد مدیریت تغییری نکرده است.

 

نظرات کاربران

نظر خودتان را بنویسید