برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی (ERP)

اغلب کسب و کارهای کنونی دارای سیستم های اطلاعاتی از هم گسسته می باشند. بعضی از این سیستم ها به ابعاد مالی سازمان پرداخته و بعضی ها اولویت خود را بر تولید یا تدارکات گذاشته اند. در سیستم های از این نوع، جریان اطلاعات معمولا به درستی بین بخش های سازمان جریان پیدا نکرده و معمولا نمی توان کنترلی را بر فرآیندها و عملیات سازمان اعمال نمود. در این سیستم ها اگر یک بخش جدید به بخش های سازمان اضافه شود و یا نیاز به تغییراتی در سیستم فعلی وجود داشته باشد، تقریبا اعمال این تغییرات غیر ممکن بوده و سیستم جدید پاسخگوی حجم اطلاعات جدید نخواهد بود. اغلب این سازمانها دارای فرآیندها و روشهای دستی و کاغذی می باشند که می توانند نیازمندی های روزمره ی سازمان را برطرف کنند ولی سوال بزرگ این است که آیا این شرایط برای رقابت با اقتصاد جهانی کافی می باشد؟

کسب و کارهای پیشرو در شرایط امروزی نیازمند تغییرات سریع، هماهنگی بیشتر، یکپارچگی بیشتر فرآیندها، انعطاف پذیری و افزایش سود بدون از دست دادن کنترل های داخلی خودش می باشد. این اهداف با هزینه ها و قیمت های بهتر، زمان های کمتر در تامین سفارشات و افزایش سطح رضایت مشتریان قابل دسترس می باشد. بنابراین باید همزمان با رشد ابعاد فنی و تکنولوژیک در یک سازمان، سیستم های مدیریتی و سازمانی را نیز گسترش داده و آن را هماهنگ با سرعت رشد سایر ابعاد کسب و کار نماییم.

یکی از سیستم هایی که با رشد ابعاد کسب و کار، از اهمیت زیادی برخوردار شده، سیستم برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی یا ERP می باشد. این سیستم به سازمان کمک می کند تا بتواند فرآیندهای خود را در طول کل سازمان مدیریت نموده و از ابزارهای نرم افزاری برای یکپارچگی اطلاعات سازمانی مانند فروش، بازاریابی، ساخت، لجستیک، حسابداری، منابع انسانی و ... استفاده نمایند.

فرآیندهای سازمانی

اغلب سازمانهای سنتی دارای 4 بخش عملکردی اصلی می باشند. این بخش ها عبارتند از: بازاریابی و فروش، تدارکات و تولید، حسابداری و مالی و منابع انسانی. هر یک از این بخش ها دارای وظیفه ی خاصی هستند. ‏جدول زیر  نمونه ای از این وظایف را نشان می دهد:

در سازمان هایی که ساختار سازمانی آنها به صورت وظیفه ای چیده شده است، وظایف هر بخش به صورت کامل از سایر بخش ها جدا بوده و در اغلب موارد هر یک از بخش ها در جریان اتفاقات و رویدادهای بخش دیگر قرار نمی گیرد. این امر یکی از مشکلات اساسی این نوع سازمانها بوده و در شرایط رقابتی امروزی نمی تواند جوابگوی چابکی و انعطاف پذیری سازمان باشد.

ساختارهای وظیفه محور تا دهه ها به عنوان بهترین نظام ساختار سازمانی شناخته می شد، چراکه نیازی به رقابت و انعطاف پذیری و تصمیمات سریع  وجود نداشت. در ادامه و بعد از دهه 1990 با افزایش رقابت میان کسب و کارها، این مدل سازماندهی به یک سیستم سنگین و ناکارآمد در مقابل تغییرات سازمانی تبدیل شد.

در ادامه ی روند رشد علم مدیریت، اصطلاح جدیدی با عنوان فرآیندهای کسب و کار جایگزین وظایف کسب و کار شد. در این مفهوم، یک فرآیند شامل تعدادی از وظیفه هاست که یک یا چند ورودی را دریافت کرده و یک خروجی با ارزش از دید مشتریان سازمان تولید می کند. مشتری می تواند شامل مشتریان خارجی سازمان و یا بخش ها و دپارتمان های داخلی سازمان باشند. ‏جدول زیر مثالی از فرآیندهای سازمانی را نشان می دهد:

طراحی ساختار سازمانی به صورت فرآیند محور، این امکان را برای مدیریت فراهم می کند که سازمان خود را از دید مشتری طراحی و تحلیل نمایند. یک ارتباط موثر از دید مشتری ارتباطی است که در هنگام مراجعه ی مشتری به سمت کسب و کار ما، وی با تک تک بخش های کاری سازمان مواجه نباشد. بنابراین راه اندازی فرآیندهای کسب و کار، این امکان را برای یک سازمان فراهم می نماید درخواست های وارده از سمت مشتریان را به راحتی در میان بخش های خود گردش داده و رضایت حداکثری را برای مشتریان ایجاد نمایند.

یکی از الزامات اساسی برای ایجاد فرآیندهای سازمانی موثر، وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد. در واقع یک رابطه ی یک به یک بین درجه ی توسعه یافتگی سازمان از نظر سیستم های اطلاعاتی و فرآیند محور بودن آن وجود دارد. جریان اطلاعات مناسب در یک سازمان، ارتباطات بین بخشی را تسهیل کرده و بهره وری افزایش پیدا میکند. نتیجه ی این دو مورد به کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتریان منجر خواهد شد. SAP یکی از همین سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد که توانسته است مدل بسیار کارآمدی از فرآیندهای سازمانی را در قالب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه ارائه نماید.

خصوصیات راهکارهای ERP

ERP در تئوری شامل حوزه های عملکردی زیر می باشد:

  • حسابداری مالی: دفتر کل، اموال، حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، مدیریت جریانات نقدی
  • حسابداری مدیریت: بودجه ریزی، کنترل هزینه ها، مدیریت هزینه ها، قیمت تمام شده بر اساس فعالیت ها
  • منابع انسانی: استخدام، اموزش، برنامه ریزی منابع انسانی، پرداختها، مزایا، مالیات و بازنشستگی
  • تولید: مهندسی، BOM، سفارشات کاری، برنامه ریزی، ظرفیت ها، مدیریت فرآیندهای کاری، کنترل کیفیت، پروسه تولید و مدیریت چرخه عمر محصول
  • فروش: دریافت سفارشات، پردازش سفارشات، ارزیابی اعتبار مشتری، قیمت گذاری، مدیریت موجودی، حمل و نقل، تحلیل و گزارش دهی فروش
  • مدیریت زنجیره تامین: برنامه ریزی زنجیره تامین، برنامه ریزی تامین کنندگان، پیکربندی محصول، دریافت سفارشات، خرید، کنترل موجودی، مدیریت ادعاها، انبارداری (دریافت، ارسال، برداشت و بسته بندی)
  • مدیریت پروژه: برنامه ریزی پروژه، برنامه ریزی منابع، کنترل هزینه ها، ساختار شکست پروژه، صورت حساب ها، کنترل زمان و هزینه، کنترل معیار های عملکردی و مدیریت فعالیت ها
  • مدیریت ارتباط با مشتریان: بازاریابی و فروش، خدمات، قراردادهای مشتریان و پشتیبانی مرکز تماس

مهمترین خاصیت ERP ها، یکپارچه سازی و مدیریت واحد اطلاعات می باشد. در یک راهکار ERP، اطلاعات همه ی بخش ها در یک دیتابیس مرکزی ذخیره شده و بخش های کاری به راحتی می توانند به اطلاعات سایرین دسترسی پیدا کنند. از آنجایی که اطلاعات بخش ها در اختیار همه می باشد، لذا دخالت دادن این اطلاعات در برنامه ریزی ها خیلی آسانتر می شود (به دلیل همین خاصیت ERP است که اسم آن را برنامه ریزی یکپارچه ی منابع سازمانی گذاشته اند)

برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی (ERP)

در بررسی علل ناکارآمدی سیستم های کاغذی و جزیره ای و علل میل به سمت سیستم های یکپارچه مقالات و تالیفات بسیاری وجود دارند. ما در اینجا فواید استقرار سیستم های یکپارچه و علی الخصوص SAP را در دو دسته دلایل فنی و دلایل استراتژیک توضیح داده ایم:

مزایای فنی و تکنیکال استفاده از سیستم های ERP

  • در سیستم های ERP خرابی ها و دلایل این خرابی ها در خط تولید به صورت بهتری مدیریت و گزارش شده و می توان با اتکا بر این روش سطح کیفیت محصول نهایی را افزایش داد. علاوه بر این، کاهش سطح موجودی ها در انبارها و مدیریت بهتر فرآیند خرید نیز به این هدف کمک می کنند.
  • سیستم های یکپارچه می توانند نیازمندی های دقیق مشتری را در کل سازمان منتشر کرده و بازخوردهای دقیقی از وضعیت سفارش او، به وی تحویل دهند. این عامل به مقدار زیادی باعث افزایش سطح رضایت مشتریان خواهد شد.
  • زمانهای پرداخت و تسویه حساب مشتریان در سیستم های ERP به مقدار زیادی کاهش می یابد.
  • گردش موجودی و سطح موجودی ها در سیستم های ERP کاهش خواهند یافت.
  • زمانهای تولید و پروزه با مدیریت بهتر منابع آن کاهش خواهند یافت.
  • با تبدیل کلیه ی سیستم های سازمان به یک سیستم یکپارچه، چابکی و قابلیت پاسخگویی آن به تغییرات را به مقدار زیادی افزایش خواهد داد.

دلایل استراتژیک پیاده سازی سیستم های ERP

  • یکپارچگی فرآیندها: ERP در قدم اول و به عنوان وظیفه ی اصلی خود، باعث یکپارچه سازی پایگاه های اطلاعاتی جزیره ای در سازمان می شود. در سیستم های ERP جامع مانند SAP دیگر نیازی به نرم افزارهای جزیره ای و متفرقه در بخش های مختلف سازمان مانند مالی، تدارکات، فروش، تولید، مدیریت پروژه، انبار و ... نخواهد بود.
  • گزارش های عملیاتی بهتر: سیستم های ERP تاکید ویژه ای بر ثبت و پردازش اطلاعات پایه ای سازمان در همان لحظه ی تولید آنها داشته و اطلاعات حاصل از تراکنشات سازمان، به صورت آنلاین و بروز در سیستم مرکزی وارد می شوند.  در این سیستم ها حجم عظیمی از اطلاعات مربوط به عملیات سازمان، به صورت روزانه وارد سیستم می شود. حال با وجود اطلاعات پایه ای، می توان گزارشات به روز و دقیقی را در اختیار مدیریت قرار داد. به بیان دیگر، نبض سازمان به راحتی توسط مدیریت قابل لمس می شود.
  • گزارش های استراتژیک و کلان: سیستم های اطلاعاتی در پایین ترین سطح خود اطلاعات تراکنشی و عملیاتی سازمان را جمع آوری می کنند. این اطلاعات می توانند با همدیگر جمع بندی و دسته بندی شده و معیاری برای گزارش های کلان و استراتژیک در سازمان باشند. حال باید در نظر داشت که طراحی سیستم های MIS یا DSS بدون وجود سیستم های سطح پایین و سیستم های تراکنشی امکان پذیر نمی باشد. این همان اشتباه رایجی است که بسیاری از سازمانهای ایرانی مرتکب می شوند و بدون اینکه زیر بنای سیستمی کارآمدی داشته باشند، اقدام به خرید یا طراحی سیستمهای با عنوان BI یا داشبوردهای مدیریتی کرده و در ادامه با توجه به عدم طراحی درست این سیستم ها، در استفاده از آنها دچار مشکل می شوند. حال هرچقدر در سطح پایه، سیستم های جامعتر و یکپارچه تری داشته باشیم، می توانیم اشراف بیشتری بر عملیات سازمان داشته باشیم. در سیستم های جزیره ای به دلیل زمان بر بودن و در برخی موارد غیر ممکن بودن تجمیع اطلاعات، استخراج گزارش های مدیریتی و استراتژیک غیر ممکن می شود.
  • انعطاف پذیری بیشتر در پشتیبانی فرآیندهای کسب و کار: بعضی ها معتقدند که بهترین دلیل برای استقرار سیستم های ERP استاندارد مانند SAP می تواند مربوط به جایگزینی فرآیندها و روش های استاندارد با فرآیندهای کاری سنتی سازمان باشد. این امر با مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار روی می دهد و می توان در هنگام پیاده سازی راهکارهای ERP پیشرفته، نسبت به بازنگری فرآیندهای کاری قبلی سازمان اقدام کرد.

SAP ERP

SAP یکی از ERP های مطرح در دنیا می باشد که بیشترین حجم بازار در این حوزه را در اختیار دارد. البته نرم افزارهای ERP زیادی در دنیا موجود است ولی باید با بررسی و مطالعه ی دقیق، یکی از این راهکارها را انتخاب نماییم. در انتخاب یک راهکار ERP خوب، معیارهای زیادی مطرح می باشد که باید با بررسی این معیارها، بهترین راهکار را برای خودمان انتخاب نماییم. در اینجا بعضی از موارد مهم در انتخاب یک ERP مناسب آورده شده است:

  • به اندازه کامل جامع باشد. یک ERP خوب باید تمامی حوزه های کارکردی سازمان مانند بازرگانی، تولید، پروژه، مالی، منابع انسانی، ارتباط با مشتریان، تدارکات، زنجیره تامین و ... را به صورت کامل پوشش بدهد.
  • از نظر سازمان های خارجی مانند سازمان امور مالیاتی معتبر باشند. با توجه به تعدد سیستم های خارجی، فقط بعضی از این سیستم ها مانند SAP یا Oracle در چندین شرکت بزرگ پیاده شده و حسابرسان سازمان امور مالیاتی، آموزش های ویژه ای در این زمینه دیده اند.
  • نیازمندی های آتی سازمان را به صورت کامل پوشش دهد. یک راهکار ERP خوب باید به اندازه ای گسترده بوده و نیاز سازمان برای توسعه ی سیستم های اطلاعاتی را تا حداقل 20 سال آینده برطرف نماید.
  • دارای راهکارهای سیستمی معتبر باشد. نرم افزار انتخاب شده باید در هر زمینه ی کاری، بهترین ابزارها و تجارب را به سازمان انتقال بدهد. به عنوان مثال شرکت SAP ادعا می کند که در بیش از 25 صنعت مختلف، تجارب اصلی و با ارزش آنها را تبدیل به راهکارهای سیستمی کرده است.
  • قابلیت تطبیق با فرآیندهای داخلی را داشته باشد. یک ERP خوب باید انعطاف زیادی در پیاده سازی فرآیندها داشته باشد.
  • انعطاف پذیری در متناسب­سازی داشته باشد. به عنوان مثالی از این معیار، SAP دارای قدرت متناسب­سازی (customizing) زیادی بوده و می تواند فرآیندهای کسب و کار صنایع مختلفی از جمله تولید انبوه، تولید کارگاهی، تولید پروژه ای و ... را پوشش دهد.
  • ماژولار باشد. در عین حال که ERP یک سیستم یکپارچه است، باید مشخص باشد که هر ماژول چه کاری را انجام می­دهد. ­­به این معنی که مرز حوزه­های کسب و کار مشخص باشد و ما بتوانیم این ماژول­ها را همچون المان­های یک پازل کنار هم قرار داده و ERP مورد نظر سازمان را شکل دهیم.
  • پایگاه داده آن یکپارچه باشد. یکپارچگی پایگاه داده موضوع بسیار مهمی بشمار می­رود و از اصلی­ترین دلایل شکل­گیری ERP در دنیا بشمار می­رود. به دلیل وجود این ویژگی نیاز به تکرار اطلاعات در سازمان از بین می­رود. یعنی به عنوان مثال اگر ما در یک بخش از سازمان پروژه­ای را تعریف نماییم، این پروژه یک بار تعریف می­شود و هرکس در هر بخشی از سازمان که می­خواهد با این پروژه کار کند، مجددا آن را تعریف نمی­کند و با همان پروژه ای که ما تعریف کرده ایم کار می­کند.

گردآورنده مطالب و مولف:   بهمن منافی            مشاور علمی: -                   ویراستاران:  سارا رهبر

توسط

Cash-Budget-Project

گزارش بودجه نقدی گزارشی است که منابع ایجاد درآمد و هزینه ها را برای یک دوره مشخص در آینده نمایش می دهد. این گزارش نشان می دهد که آیا فعالیت ها و عملیات یک شرکت نق ...

نظرات کاربران

توسط رضا سلیم زاده

عالی بود

نظر خودتان را بنویسید