نرم افزارها و سیستم‌های جامع مدیریت پروژه (پریماورا P6 و MSP)

Primavera Enterprise نکاتی در مورد

يكي از مشكلاتي كه سازمانهاي پروژه محور با آن مواجه هستند ، يكپارچه سازي فرآيند مديريت ، برنامه ريزي و كنترل پروژه هاي سازمان است. اينگونه سازمان ها تمايل دارند تمام پروژه ها را بصورت يكپارچه (تلفيقي) ، برنامه ريزي و كنترل نمايند.

نرم افزار (P6) Primavera Enterprise6 براي اين نوع سازمان ها بسيار مفيد است. با استفاده از اين نرم افزار به راحتي مي توان ساختار پروژه ها (EPS) را در سلسله مراتب شركت تعريف نمود. اين ساختار تشكيل دهنده پروژه هاي سازمان بصورت سلسله مراتبي است. سپس مي توان ساختار سازماني و مسئوليتها (OBS) را براي مديريت پروژه ها تعريف نمود. حتي تعريف منابع نيز بصورت سلسله مراتبي و در داخل سازمان انجام مي شود. البته با وجود اينكه اين نرم افزار اساساً براي سازمان هاي پروژه اي طراحي شده است ، مي توان از آن براي پروژه هاي مستقل نيز استفاده نمود

. بطور خلاصه و فهرست وار توانايي هاي شاخص اين نرم افزار شامل اين موارد مي باشد

•  : چند كاربره بودن ، چند برنامه اي بودن ، چند پروژه اي بودن

  دارا بودن نماهاي Gantt، Pert ، بهره گيري فعاليت ها از منابع پيگيري روابط منطقي (Trace Logic) و ساختار سازماني پروژه

•  (EPS)  در نظر گرفتن مخارج جانبي (Expenses) ، ريسك ها ، پيامد ها (Issues) ، مقادير حدي و اسناد پروژه
•  پروفايل هاي امنيتي بصورت سراسري و پروژه اي ايجاد پايگاه هاي وب جامع براي پروژه ها

•  قابليت يكپارچه سازي با مجموعه بزرگ محصولات پريماورا  P6 بطور خلاصه براي مدل كردن پروژه ، مدل كردن فعاليت ، كنترل پروژه ، مديريت هزينه و منابع و .. . داراي امكانات ويژه ايست كه به صورت فهرست وار بشرح زير ارائه مي گردد :
   تعريف ساختار كلان پروژه ها (EPS)
   تعريف ساختار شكست (WBS)
   تعريف گروه هاي پروژه اي با پروژه هايي كه مي توانند در هر سطحي از WBS باشند.
   تعريف برنامه هاي پايه بطور نامحدود با امكان تعريف انواع برنامه هاي پايه اي بر اساس تعريف كاربر
   تعريف ساختار شكست سازماني (OBS)
  تعريف ساختار شكست منابع (RBS)
   معين نمودن سطح سرمايه گذاري و بودجه بندي پروژه
   تعريف ساختار حسابهاي هزينه اي (Cost Accounts)
   تعريف كدهاي شناسايي براي فعاليت هايي به تعداد نامحدود و بر اساس تعريف كاربر كه مي تواند به صورت سلسله مراتبي باشد.
   تعريف كدهاي شناسايي براي پروژه ، منابع ، مخارج ، اسناد و هزينه هاي بالاسري ، ريسك و نكات مطروحه بر اساس تعريف كاربر
   تعريف مشخصات جامع پروژه همانند سوابق ، اولويت ، وضعيت ، مدير پروژه ، حامي پروژه ، پايگاه وب پروژه و تنظيمات پيش فرض                                

نرم افزارهای جانبی پریماورا :

Primavera دارای نرم‌افزارهای جانبی است که در صورت پیاده‌سازی بصورت یک مجموعه نرم افزاری، مزایای بسیار زیادی را برای هر سازمان پروژه محوری بهمراه خواهد داشت که در زیر بصورت شرح مختصر آن‌ها ارایه می‌گردد:

Primavera Expedition آشنایی با

     سیستم مدیریت قرارداد اکسپدیشن با امکان استفاده به صورت شبکه و تحت وب، پایگاه داده (Database) بسیار قدرتمندی برای مدیریت قراردادها و اسناد و مدارک مرتبط با آنها میباشد. در قالب این نرم‌افزار می توانید تمامی مدارک و اسنادی که در طول پروژه از طرف شما یا طرفین دیگر قرارداد (مشاور، کارفرما یا پیمانکار) ایجاد می شوند را ثبت کرده و با وارد کردن اطلاعات گردش این اسناد، آخرین وضعیت مدارک را تحت مدیریت و کنترل داشته باشید. از سوی دیگر با تعریف ساختار هزینه، اکسپدیشن به شما امکان می دهد هزینه‌های مرتبط با اسناد مالی را مدیریت نموده و دید روشنی از وضعیت مالی پروژه داشته باشید. علاوه بر مدیریت اسناد و مدیریت هزینه، می توانید با تعریف پروسیجرهای مدیریت تغییر در اکسپدیشن، مدیریت کاملی بر تغییرات پروژه داشته و ضمن سازماندهی مدارک و اسناد تولید شده در فرایند هر یک از تغییرات بوجود آمده، هزینه مرتبط با این اسناد را نیز به کنترل خود در آورید. هنگامی که اطلاعات کاملی از پروژه خود را در اکسپدیشن ذخیره می‌نمائید، با تعریف و ایجاد گزارشات دلخواه، هر اطلاعاتی درباره اسناد و مدارک، پروژه، مواد و مصالح و هزینه پروژه در هر زمان که بخواهید در اختیار شما خواهد بود. قابلیتهای کنترل مدارک، کنترل هزینه، کنترل مواد و کنترل تغییرات پروژه اکسپدیشن، مدیریت کامل و آسانی را برای هر مدیر پروژه‌ای ممکن می‌سازد و وجود چنین قابلیتهائی است که اکسپدیشن را برای سیستم‌های مدیریت پروژه حرفه‌ای بسیار جذاب نموده است.
برخی اسنادی که در اکسپدیشن قابل تعریف میباشند عبارتند از، قرارداد، صورت‌وضعیت، نقشه‌ها، نامه‌های روکش (Transmittal)، مرسوله‌ها (Submittal)، گزارشات روزانه، صورتجلسات، دستور تغییر و ....

در صورت ذخیره کامل اسناد و سوابق آنها در اکسپدیشن با امکان تعریف گزارشات دلخواه، شما از آخرین وضعیت اسناد و اصلاحات انجام شده بر روی آنها مطلع خواهید بود. هزینه پروژه را به ریز تحت نظر داشته و کوچکترین تغییرات و اختلافات بلافاصله به شما گزارش خواهند شد و نهایت اینکه تغییرات بوجود آمده در پروژه بصورت فرایندهای منظم تحت کنترل شما در خواهند آمد و شما دقیقاً وضعیت پروژه را درک خواهید نمود.

Primavera Pertmaster

نرم افزار Primavera Risk Analysis ابزاری برای تحلیل ریسک کامل در طول چرخه عمر پروژه است که مدیریت ریسک زمانی و هزینه ای را یکپارچه می سازد. این نرم افزار ابزار جامعی برای تعیین سطوح موفقیت پروژه و نیز تکنیک های سریع و آسان برای تعیین برنامه واکنشی ریسک و برنامه احتیاطی را مهیا می سازد. با در اختیار داشتن این نرم افزار شما دید موضوعی از احتیاط های لازم برای عدم قطعیت های هزینه و زمان و نیز تحلیل اثربخشی برنامه های واکنشی ریسک را کسب خواهید کرد. امروزه دیگر برنامه زمانبندی که تحلیل ریسک بر روی آن انجام شده باشد از اجزا متعارف و بعضاً ضروری فرایندهای برنامه ریزی است.

مزیت ها:

• مشخص کردن دام های معمول زمانی که ممکن است منجر به زمانبندی نادرست یا نتایج ریسک ناصحیح شوند

• یکپارچه شدن ثبت ریسکهای انجام شده و تعریف ثبت ریسک های جدید

• مورد توجه قرار گرفتن چرخه کامل مدیریت ریسک با استفاده از تحلیل های زمانی و هزینه ای که به روش تحلیل پیشرفته مونت کارلو انجام می شوند.

• گزارشی از سطوح اطمینان برای تاریخ پایان، هزینه ها، شناوری، نرخ بازگشت داخلی و ارزش خالص فعلی

Primavera Portfolio Management

Primavera Portfolio Management برترین راهکار نرم افزاری مدیریت پورتفولیو است که زیربنای فوق العاده انعطاف پذیری را برای مدیریت پورتفولیو سازمانی مهیا می سازد. این نرم افزار با توانائی های منحصر بفرد، تطابقات نامحدود و در مقیاس تمام پورتفولیوها و پروژه های یک سازمان راهکار ایده آلی برای همه نوع پورتفولیو است تا آنها را از ابتدای به ذهن خطور کردن تا انتهای اجرا شدن مدیریت نماید. مشخصات امنیتی قدرتمند و واسط های شفاف برای کاربران این نرم افزار را به راهکار کاملی برای همکاری بین همه ذینفعان یک سازمان تبدیل کرده است.

مزیت ها:

• ابتکار عمل ها و فرصت ها را برای تحقق اهداف، انتخاب، الویت بندی و به خط کنید.

• تاثیر تغییر یا اضافه کردن فرصت ها به پورتفولیوها را درک کنید

پورتفولیوهای خود را در سطوح مختلف سازمان نظارت و کنترل نمائید

Primavera Earned Value Management

تعیین بودجه سالانه ای که برنامه کاری پروژه و طرح های پیش بینی شده را در ارتباط با ریز داده های هزینه ای مورد توجه قرار داده باشد تقریبا محال است. به همین خاطر تلاش آنست که هزینه واقعی طرح با هزینه واقعی اجرای پروژه تطبیق یاد. نرم افزار ارزش حاصله پریماورا راهکار جامعی است که با تخصیص و ترکیب داده های مربوط به اجرای پروژه که از سیستم های مالی دریافت می شوند، اضافه کردن نرخ های بالاسری و پی گیری هزینه های صرف شده ریز اطلاعات هزینه های صرف شده  را با هزینه های پیش بینی شده در زمانبندی طرح یکپارچه می سازد.

مزیت ها:

• محاسبه هزینه های پروژه با استفاده از هزینه های مستقیم و غیر مستقیم هر یک از منابع

• استفاده از شاخص های کلیدی متد ارزش حاصله برای تعیین جلوتر یا عقب تر بودن  پروژه از زمانبندی و مطابقت یا عدم مطابقت بودجه صرف شده با بودجه پیش بینی شده

پی گیری اختلاف بین پیش بینی انجام پروژه و آنچه در اجرای  واقعی پروژه رخ داده است

Methodology Manager

اين برنامه، سيستمي براي ثبت و ذخيره متدولوژي‌ها و الگوهاي برنامه‌ريزي مي‌باشد. مديران پروژه مي‌توانند اين متدولوژي‌ها را براي تهيه برنامه پروژه‌هاي جديد، انتخاب، تركيب و اصلاح نمايد. اين متدولوژي‌هاي اصلاح شده مي‌توانند در برنامه مديريت پروژه و توسط معمار پروژه

(Project Architect) بعنوان الگويي براي تهيه برنامه زمانبندي پروژه‌هاي جديد مورد استفاده قرار گيرند. بدين ترتيب شما مبناي تهيه برنامه براي پروژه‌هاي جديد را تجربيات كسب شده از انجام پروژه‌هاي قبلي قرار مي‌دهيد كه موجب مي‌شود دقيق‌ترين برآوردها و محاسبات را براي برنامه‌ريزي داشته باشيد.

Portfolio Analyst

برنامه Portfolio Analyst ابزار تهيه گزارش‌های خلاصه و تحليلي براي مديران ارشد سازمان مي‌باشد. اين برنامه اطلاعات به روز (Live Data) يا خلاصه (Summary Data) را از بانك اطلاعاتي برنامه مديريت پروژه (P3e)، فراخواني كرده و مديران طرح و پروژه را قادر مي‌سازد پروژه‌هاي مختلف را به منظور مقايسه و آناليزهاي مورد نظر در Portfolioهاي مختلف گروه بندي نمايند. اين گزارش‌ها در برگيرنده اطلاعات مختلفي از پروژه‌ها و در اشكال مختلف بصورت جدول يا نمودار قابل تهيه و ارائه مي‌باشند.

Timesheet Application

 بسته محصولات پريمآورا، همچنين شامل برنامه Primavera Timesheet است كه سيستمي براي تسريع ارتباطات اعضا تيم پروژه از طريق وب (Web) مي‌باشد. از طريق برنامه Timesheet افراد مختلف دخيل در اجراي پروژه با بانك اطلاعاتي برنامه مديريت پروژه(P3e) ارتباط ايجاد كرده و برنامه كاري خود را دريافت مي‌كنند يا كار روزانه خود را گزارش مي‌دهند. لذا اعضا تيم پروژه مي‌توانند لحظه به لحظه گزارش كار خود را در مقايسه با برنامه كاري خود اعلام نمايند و مديران نيز با در اختيار داشتن آخرين اطلاعات مي‌توانند با اعتماد بيشتري تصميم‌گيري كنند.

Web Application

 اين برنامه وابسته به نقش(Role-based)  به كاربران اجازه مي‌دهد از طريق اينترنت به اطلاعات مختلف پروژه (در حد دسترسي‌هاي تعريف شده) دسترسي داشته باشند. كاربران مختلف مي‌‌توانند با استفاده از برنامه‌هاي (Web Browser) دستورات مختلف را در برنامه مديريت پروژه (P3e) اجر نمايند. اين برنامه بايد روي (Web Server) نصب شود.

Primavera Software Development Kit

اين برنامه كاربران را قادر مي‌سازد اطلاعات بانك اطلاعاتي برنامه مديريت پروژه را با بانك‌ها و برنامه‌هاي ديگر مرتبط (Link) سازند. براي انتقال اطلاعات پروژه‌‍‌هاي تعريف شده در برنامه مديريت پروژه(P3e) به برنامه‌هاي ديگر و بالعكس نياز به استفاده از اين برنامه واسطه مي‌باشد. اين برنامه بايد روي هر يك از رايانه‌هايي كه نياز به انتقال داده‌ها مي‌باشد نصب شود

ماکروسافت آفیس پراجکت سرور ۲۰۰۷ به رده‌های مدیریتی سازمان‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها و منابع سازمان را به طور موثر مدیریت کنند. ماکروسافت ، پراجکت سرور ۲۰۰۷ را برای نیازهای سازمانی در جهت هماهنگی تیم کاری ،‌ استانداردسازی در مدیریت پروژه ، برنامه‌ها و مدیریت متمرکز منابع طراحی‌کرده است. پراجکت سرور ۲۰۰۷ مخزن مرکزی برای اطلاعات فراهم می‌کند که سازمان‌ها می‌توانند پروژه‌ها را تحلیل ،‌ مدیریت و گزارش‌گیری‌کنند.

با استفاده از پراجکت سرور ۲۰۰۷ سازمان می‌توان فعالیت‌‌‌‌ها را برای دستیابی به کارایی و هماهنگی بیشتر به صورت موثر مدیریت کرد. ۱۰ مزیت استفاده از پراجکت سرور ۲۰۰۷ به شرح زیر است:

١. افزایش هوش تجاری سازمان

پراجکت سرور ۲۰۰۷ امکان مشاهده عملکرد سازمانی،‌ روند پیشرفت، ‌مدیریت ریسک و تشخیص اختلافات سرمایه‌گذاری را برای مدیر پروژه فراهم می‌کند. می‌توان مانند ماکروسافت شرپوینت سرور ۲۰۰۷ از سرویس‌ گزارش‌دهی از طریق گزارش‌های تجاری مشترک، برای تسهیم اطلاعات بهره برد. اطلاعات پیش ساخته قابل گسترش‌اند و ارتباط اطلاعاتی برای ساخت برگه‌‌‌‌های امتیازدهی و داشبورد‌‌‌های مدیریتی جهت تسهیل در تصمیم‌گیری مدیران در برابر وضع پروژه‌‌‌‌های موجود و همچنین دستیابی به فرصت‌‌‌های جدید را فراهم می‌‌کند.

٢. هماهنگی و همکاری آسان

یکی از اهداف استفاده از پراجکت سرور ۲۰۰۷ اطمینان از تسهیم اهداف و فعالیت‌‌‌‌های مشترک با کارایی زیاد بین اعضای تیم یک پروژه، به ویژه در شرایطی مانند پراکندگی جغرافیایی، است.  پراجکت وب اکسس دسترسی مبتنی بر وب به اطلاعات مهم و اصلی ذخیره شده در پراجکت سرور ۲۰۰۷، تسهیم دانش،‌ همکاری یکنواخت برای تکمیل فعالیت‌‌‌ها و اقلام قابل تحویل پروژه برای به روزرسانی و تغییر آن را فراهم می‌کند.

٣. مدیریت اثربخش منابع سازمانی

بسیاری از سازمان‌‌‌ها بیش از این که به هزینه بالا و تاخیرها در اجرای یک پروژه توجه کنند، به دنبال راهی برای بالابردن کارایی و اثربخشی منابع سازمانی خود هستند. پراجکت سرور ۲۰۰۷ به مدیر پروژه کمک می‌کند به درستی  و با دقت نیاز‌‌‌ها را به صورت کارا برای توسعه منابع و برنامه‌ریزی آینده سازمان ارزیابی کند. سازمان با این روش از افراد شایسته و کارا برای انجام پروژه‌‌‌‌های مهم و ارائه خروجی‌‌‌‌های بهینه بهره‌مند می‌شود. با استفاده از پراجکت سرور می‌توان میزان در دسترس‌بودن منابع، میزان استفاده و پیشرفت کار‌‌‌ها از طریق برگه زمانی یا تایم شیت را پی‌گیری کرد.

۴. مدیریت صحیح چرخه حیات پروژه

یک پروژه در پراجکت سرور با پیشنهاد و ورود آن در پراجکت وب اکسس شروع می‌شود. با این ابزار می‌توان پروژه پیشنهادی را به پروژه اجرایی تبدیل، پیشرفت فعالیت‌‌‌های آن را ثبت و فعالیت‌‌‌های آن را پی‌گیری کرد. همچنین می‌توان نما‌‌‌های جامعی برای سازمان در تمام مراحل چرخه حیات پروژه برای اخذ تصمیم‌‌‌‌ها بهتر ایجاد کرد.

۵. مدیریت ساده و جامع

مدیر پروژه می‌تواند در پروژه‌‌‌‌های قدیمی از شرپوینت یا پراجکت وب اکسس استفاده کند. در صورتی که پروژه‌‌‌‌ها از نظر استراتژیک دارای اهمیت زیادی باشند می‌توان آن‌‌‌ها را برای پی‌گیری بودجه و منابع در محیط پراجکت سرور متمرکز کرد. برنامه‌‌‌‌هایی با مقیاس بزرگتر را می‌توان به راحتی به چندین زیر پروژه تقسیم و مدیریت کرد و ارتباط آن‌‌‌ها را به بهترین روش برقرار کرد.

۶. توسعه و بهبود مداوم

سازمان‌‌‌ها به طور افزایشی در حال استانداردسازی فرایند‌‌‌ها برای بهبود عملیاتی، کارایی بیشتر و مدیریت اثربخش پروژه‌‌‌‌های پیچیده هستند. پراجکت سرور ۲۰۰۷ به سازمان امکان تعریف فرایند‌‌‌های تکرارپذیر را به عنوان الگو، استفاده از بهترین الگو و فرایند‌‌‌های بهبودیافته برای جاری‌شدن در سازمان را فراهم می‌کند. مدیر پروژه می‌تواند از سیستم‌‌‌‌های جریان کار خودکار که باعث کاهش محسوس در هزینه‌‌‌‌ها، ‌سریع‌ترشدن زمان انجام کار‌‌‌ها و در نهایت افزایش کیفیت انجام فعالیت‌‌‌های پروژه می‌شود، استفاده کند.

٧. به‌کارگیری استراتژی

کارایی سازمان‌‌‌ها در انجام پروژه بدون توجه به حجم کاری بالا و ظرفیت منابع، کاهش یافته و در نتیجه باعث بروز سربار‌‌‌های اضافی،‌ از دست دادن نیروی توانمند، کاهش دانش و همچنین کاهش روحیه کارکارکنان و نارضایتی آن‌‌‌ها می‌شود. برای دست‌یابی به نگرشی منطقی در خصوص افزایش تعهد کاری و بالابردن توان منابع سازمانی در سازمان، ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ با طراحی برنامه‌ای برای منابع سازمانی امکاناتی را فراهم می‌کند که اگر استراتژی سازمان در رابطه با پروژه‌‌‌‌ها مشخص باشد می‌توان با استفاده از برنامه منابع انسانی موجود، نسبت به انجام پروژه با استفاده از منابع داخلی سازمان یا برون‌سپاری پروژه اقدام کرد.

٨. استفاده از تکنولوژی موجود

ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ با استفاده ازMicrosoft Windows Server ، Microsoft SQL Server و Windows SharePoint Services راهکاری برای استفاده از مهارت‌‌‌های سازمانی از طریق تکنولوژی‌‌‌‌های موجود فراهم می‌کند. ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ شامل ابزار‌‌‌های یکپارچه‌ای با سیستم Office،‌ سیستم‌‌‌‌های ERP، پورتفولیو سرور ۲۰۰۷ است، این قابلیت‌‌‌ها استفاده از ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ را به عنوان راهکاری مقرون به صرفه و ارزان فراهم کرده است.

٩. بازگشت سرمایه

ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ و نرم‌افزار‌‌‌های جانبی با افزایش توان و کارایی اعضای سازمان،‌ تسریع زمان انجام فعالیت‌‌‌ها، ‌کاهش هزینه‌‌‌‌ها و بهبود مدیریت زمان در پروژه‌‌‌‌ها بازگشت مثبت سرمایه‌ای را باعث می‌شود. در مدیریت سبد پروژه‌‌‌‌های IT پراجکت سرور ۲۰۰۷ باعث کاهش ۵-۲ درصد هزینه‌‌‌‌ها، افزایش۵۰-۲۵ درصد کارایی و تخصیص ۱۵-۱۰ درصد بودجه به پروژه‌‌‌‌های استراتژیک می‌شود. بهترین عملکرد در توسعه و نوآوری و ارائه محصول جدید به بازار، استفاده و به کارگیری فرایند‌‌‌های سخت و فناوری توسعه و جستجو و کار کردن روی فعالیت‌‌‌های تجاری است که می‌تواند زمان انجام پروژه را تا ۳۰ درصد کاهش دهد.

١٠. راهکار مدیریت پروژه جامع

با استفاده از راهکار مدیریت پروژه جامع و ابزار‌‌‌های مدیریت سبد پروژه‌‌‌‌ها و با توجه به هماهنگی پراجکت سرور با دیگر ابزار‌‌‌ها و نرم‌افزار‌‌‌ها، می‌توان از ابزار Project Portfolio Server 2007 برای تکمیل پراجکت سرور ۲۰۰۷ استفاده کرد. مدیر پروژه با استفاده از این راهکار، می‌تواند از تصمیم‌‌‌‌های استراتژیک و هماهنگ با اهداف تجاری مطلع شده و به بازگشت سرمایه بیاندیشد.

(EPM)Enterprise Project Management

به منظور مدیریت بهتر پروژه‌ها و منابع نیاز به سیستم‌های جامع مدیریت پروژه به خصوص در سازمان‌هایی با محوریت پروژه‌ها احساس می‌شود.

شرکت مایکروسافت سیستمی تحت عنوان Enterprise Project Management که به صورت اختصار EPM نامیده می‌شود را ارائه کرده است . محوریت اصلی راه حل جامع مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management Solution ) بر پایه همسو سازی استراتژیک سازمان قرار دارد و کلیه سیستم‌های مورد نیاز سازمان حول آن به یکپارچگی می‌رسند. این سیستم‌ها، مدیریت پروژه، ‌مدیریت منابع، مدیریت مدارک و اسناد پروژه و بستر ارتباطی و همکاری اطلاعاتی سازمان را برای مدیران، اعضای تیم پروژه، مدیران ارشد سازمانی و سایر افراد مرتبط با پروژه فراهم می‌آورند.

یکی از کتابهای مرجع و مفیدی که در زمینه کار با پراجکت سرور 2007 از جامعیت خاصی برخوردار است ، کتاب Micosoft Office Project Server 2007 Unleshed انتشارات Sams می باشد که برای دوستانی که مایل به یادگیری و کار با پراجکت سرور 2007 می باشند مفید خواهد بود.

با توجه به توسعه روز افزون استفاده از نرم‌افزارهای کنترل و مدیریت پروژه در ایران و لزوم استفاده از این ابزار برای کنترل و مدیریت بهتر پروژه‌ها ،‌ یکی از راهکارهایی که در چند سال اخیر استفاده از آن در بین شرکتها و سازمانها رونق گرفته است و به ابزاری برای تصمیم‌گیری بهتر مدیران تبدیل شده است راهکار مدیریت پروژه جامع (Enterprise Project Management) که به اختصار EPM نامیده می‌شود،‌می‌باشد.

با توسعه روزافزون جوامع بشری نیاز سازمانها به استفاده از ابزارهای کاربردی جهت مدیریت بهتر پروژه‌ها احساس می‌شود. در گذشته پروژه‌ توسط مدیر پروژه تعریف و پس از تخصیص منابع مورد نیاز، پروژه آماده اجرا می‌شد. پس از شروع اجرای پروژه مدیر یا شخصی که به نیابت از وی کار تنظیم برنامه زمانبندی را انجام می‌داد با ورود اطلاعات واقعی ( این اطلاعات توسط منابع در فرمهای استاندارد تکمیل شده است ) در گانت، کار به‌روزآوری را انجام داده و با استفاده از اطلاعات موجود، نمودارها و جداول مورد نیاز جهت گزارش‌دهی از پروژه را تنظیم می‌کرد.

راهکار مدیریت پروژه جامع، که به اختصار EPM نامیده می‌شود، راهکار جدید شرکت مایکروسافت است که تا‌کنون چندین نسخه از این مجموعه وارد بازار شده، و در این میان نسخه EPM2007 جایگاه وی‍ژه‌ای دارد.

نرم افزار مایکروسافت پراجکت یا Microsoft Project یا MSP مجموعه‌ای از محصولات هم‌خانواده خود را برای ارائه یک راهکار جامع در مدیریت پروژه، که همان Enterprise Project Management Solution است، گسترش داده است. این راهکار شامل محصولات زیر است:

1.       مایکروسافت آفیس پراجکت 2007 (٢٠٠٧ Microsoft Office Project Professional)

نرم‌افزار کاملی که مدیران پروژه توسط آن پروژه‌ها و منابع سازمانی را ایجاد و تغییر می‌دهند. این پروژه‌ها و منابع در بانک اطلاعاتی پراجکت سرورMicrosoft Office Project Server  ذخیره می‌شوند.

2.       مایکروسافت آفیس پراجکت سرور2007 (2007 Microsoft Office Project Server)

بانک اطلاعاتی مایکروسافت پراجکت سرور کاربرگ‌ها، گزارشات وضعیت، گزارشات و مدل‌های سبد پروژه‌ها، منابع سازمانی، الگوی جامع سازمانی یا Enterprise Global Template، و الگو‌ها یا Template را برای تعریف سریعتر پروژه‌های جدید فراهم می‌کند.

3.       مایکروسافت آفیس پراجکت وب اکسس 2007 ( 2007 Microsoft Office Project Web Access)

نرم‌افزار مبتنی بر وب که به اعضاء تیم پروژه یا Team Member، مدیران پروژه‌، منابع و مدیران سازمان امکان دسترسی به اطلاعات مایکروسافت پراجکت سرور شامل کاربرگ‌ها و گزارشات و ... را فراهم می کند.

4.       مایکروسافت آفیس شرپوینت 2007 (3 Microsoft Office SharePoint Services)

نرم‌افزار مبتنی بر وب که به اعضاء تیم، مدیران پروژه‌، منابع و مدیران سازمان امکان دسترسی به تبادل اطلاعات، اسناد، مکاتبات پروژه و در کل تمامی وقایع پروژه را در محیط وب فراهم می کند.

راهکار مدیریت پروژه جامع یکی از محصولات شرکت مایکروسافت و شامل ویژگی‌‌‌‌های زیر است :

1.       سهولت استفاده و کیفیت بالا در سطح استاندارد‌‌‌های مایکروسافت

2.       قابلیت سفارشی‌سازی و سهولت دسترسی به اطلاعات تخصصی به عنوان یک محصول شناخته شده‌ جهانی

3.       هماهنگی مناسب با سایر محصولات مایکروسافت مانند Windows، Office و SharePoint

4.       قابلیت ذخیره‌سازی پروژه‌‌‌‌ها و منابع اطلاعاتی در پایگاه داده ‌به صورت متمرکز

5.       دسترسی آسان اعضای تیم به وظایف محوله در پروژه‌‌‌‌ها از طریق اینترنت توسط یک رابط کاربر پسند

6.       امکان ردیابی و نظارت کلیه فعالیت‌‌‌های یک پروژه توسط مدیران پروژه

7.       گزارش‌‌‌های متنوع مدیریتی از کلیه پروژه‌‌‌‌ها، منابع سازمان و امکان تعریف سطوح دسترسی

8.       دارا بودن سیستم کاربرگ جهت ثبت کارکرد اعضای تیم توسط خودشان روی فعالیت‌‌‌های جاری و پروژه‌ای

9.       امکان محاسبه هزینه تمام شده پروژه‏‌‌‌ها با استفاده از عملکرد واقعی اعضای تیم و منابع دیگر روی پروژه‌‌‌‌های مختلف

10.   امکان برنامه‌ریزی مناسب‏تر منابع انسانی از طریق بررسی میزان وظایف اعضاء در پروژه‌‌‌‌های مختلف

11.   فراهم‌کردن امکان همکاری بهتر اعضای تیم پروژه با استفاده از سایت پروژه‌‌‌‌ها و کمک در ثبت و نگهداری اقلامی مانند مستندات پروژه، اعلانات، وقایع، مشکلات پروژه و ...

نموار شماتیک کلان طرح EPM آنلاین

شیر پوینت چیست؟

شرپوینت یک پرتال اطلاع‌رسانی برای ذخیره و به روز رسانی حجم وسیع داده‌‌‌‌ها است. از این محصول  مایکروسافت می‌توان برای سایت‌‌‌‌های اینترنتی، اینترانتی و اکسترانتی  استفاده کرد. شرپوینت در سیستم مدیریت پروژه جامع یکی از نرم‌افزار‌‌‌های جانبی سیستم است که به اعضای تیم پروژه در امر ذخیره‌سازی و بایگانی تمام اطلاعات و سوابق اجرایی پروژه کمک می‌کند. همچنین با استفاده از شرپوینت می‌توان مستندات، وقایع، ‌ریسک‌‌‌‌ها و … را به هر فعالیت در پروژه نسبت داد تا در زمان مقرر بتوان به راحتی تاریخچه انجام فعالیت‌‌‌‌ها را مرور کرد.

آفیس شرپوینت پرتال سرور ۲۰۰۷ به کاربران، گروه‌‌‌‌ها، تیم‌‌‌‌های کاری و متخصصان امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات و یکپارچگی تیم را فراهم می‌کند.

شرپوینت شامل دو محصول زیر است:

·  آفیس شرپوینت پرتال سرور ۲۰۰۷

·  ویندوز شرپوینت سرویس ۳

ویندوز شرپوینت سرویس ٣ به طور نمونه توسط اعضای تیم، پروژه‌‌‌‌ها و سازمان ‌‌‌های کوچک و آفیس شرپوینت پرتال سرور ۲۰۰۷ برای اعضای تیم و پروژه‌‌‌‌ها با حجم بالای اطلاعات و سازمان‌‌‌‌های بزرگ و متوسط، طراحی شده است.

شرپوینت مجموعه‌ای از امکانات فوق‌العاده را در اختیار سازمان ‌‌‌ها قرار می‌دهد که با استفاده از آن می‌توان بیشتر فرآیند‌‌‌های یک سازمان را به راحتی پیاده‌سازی و اجرا کرد. از قابلیت‌‌‌‌های فوق‌العاده این فناوری همگرایی و هماهنگی آن با مجموعه Office است که آن را از تمام نمونه‌‌‌‌های مشابه متمایز می‌کند.

در ذیل برخی از مزایای استفاده از شرپوینت بیان شده است :

١.افزایش بازدهی تیم کاری با فراهم‌کردن ابزار‌‌‌های به اشتراک‌گذاری اطلاعات با کاربری آسان

با استفاده از شرپوینت می‌توان افراد را با اطلاعات و منابع مورد نیاز به یکدیگر مرتبط کرد. کاربران در این محیط می‌توانند به ایجاد فضا‌‌‌های کاری گروهی،‌ تقویم‌‌‌‌های کاری هماهنگ، سازماندهی مستندات و دریافت هشدار‌‌‌های مهم و موارد به روزرسانی با استفاده از ابزار‌‌‌های ارتباطی مانند اعلانات و اخطار‌‌‌ها بپردازند و الگو‌‌‌های بلاگ و صفحه‌های ویکی ایجاد کنند. کاربران سیار نیز با استفاده از به هنگام‌سازی برون شبکه‌ای می‌توانند به منابع اطلاعاتی دسترسی پیدا کنند.

٢. مدیریت آسان مستندات و اطمینان از ایجاد محتوای کامل و صحیح

شرپوینت با استفاده از مواردی مانند فعال‌کردن نیازمندی مستندات به غیر قابل دسترس بودن سایر افراد در هنگام ویرایش،‌ امکان مشاهده نسخه‌‌‌‌های مختلف مستندات، بازیابی نسخه‌‌‌‌های قبلی و ایجاد سطوح امنیتی بر روی مستندات، فضای مناسبی را برای مدیریت جامع مستندات فراهم می‌کند.

گردآورنده مطالب و مولف:   محمد بزازی