کاربرد و استفاده از قالب بندی شرطی در اکسل

قالب بندی شرطی برای هایلایت کردن داده

اگر اکسل را برای ایجاد داشبورد انتخاب کرده اید، سعی کنید از جداول اکسل برای رسیدن به هدف خود استفاده کنید.
شما می توانید از قالب بندی شرطی برای هایلایت کردن داده در اکسل استفاده کنید. برای مثال، در جدول حاوی ارقام فروش برای مدت سه ماهه گذشته، شما می توانید مقادیر بالای 5٪ را هایلایت کنید.

از گزینه های قالب بندی مناسب برای هایلایت کردن داده ها استفاده کنید مانند: مقیاس رنگ یا تنظیم آیکون. در این مقاله، شما قوانین قالب بندی شرطی، گزینه های قالب بندی، و مدیریت قوانین را خواهید آموخت.

هایلایت کردن سلول ها

شما می توانید از قوانین برای هایلایت کردن استفاده کنید تا یک فرمت را برای سلول هایی که حاوی داده هایی است که هر کدام از معیارهای زیر را دارند، اختصاص دهید :

• تعیین محدوده برای اعداد: بزرگتر از، کوچکتر از، بین و برابر
• تعیین مقادیر منحصر بفرد یا تکراری

خلاصه ای از نتایج مورد نظر در شکل زیر مشخص شده است:

فرض کنید شما میخواهید مجموع مقادیر بیش از 1000000 را هایلایت کنید.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• روی Highlight Cells Rules در لیست کشویی کلیک کنید.
• بر Greater Than (بزرگتر از) کلیک کنید.

گام های فوق در شکل زیر مشخص شده است.

بعد از انتخاب نوع شرط، کادر زیر نمایان می شود که می توانید آن را روی 1000000 تنظیم کنید و با انتخاب رنگ (در اینجا سبز تیره) رنگ هایلایت را مشخص کنید و سپس OK کنید.

همانطور که می بینید، مقادیر با شرط تعریف شده، مشخص شده اند و به رنگ سبز هایلایت شده اند.

قوانین بالا / پایین

شما می توانید از قوانین بالا / پایین استفاده کنید تا یک فرمت را با مقادیری که مطابق با هر یک از معیارهای زیر می باشد تخصیص دهید:

• 10 مورد بالاتر – سلول هایی که بیشتر از N هستند، 1<=N<=1000 .
• 10٪ بالا - سلول هایی که بیشتر از n درصد هستند، 1<=n<=100.
• 10 مورد پایین - سلول هایی که کمتر از n هستند، 1<=N<=1000
• 10٪ پایین - سلول هایی که کمتر از n درصد هستند، 1<=n<=100.
• بالاتر از میانگین - سلول هایی که بالاتر از میانگین برای محدوده انتخاب شده هستند.
• زیر میانگین - سلول هایی که در زیر محدوده انتخابی قرار دارند.

فرض کنید شما می خواهید مقادیری که بالای 5٪ هستند، هایلایت کنید.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی برگه Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• روی Top/Bottom Rules در لیست کشویی کلیک کنید.
• در لیست کشویی دوم که ظاهر می شود بر روی Top Ten% کلیک کنید.

• در پنجره ظاهر شده، شرایط را به عنوان 5٪ مشخص کنید و رنگ هایلایت را نیز مشخص کنید.

• روی دکمه OK کلیک کنید. مقادیر بالای 5٪ هایلایت می شوند.

نوار داده ها

شما می توانید از نوار داده های رنگی برای مشاهده مقادیر سلول ها نسبت به مقادیر دیگر سلول ها استفاده کنید. طول نوار داده نشان دهنده مقدار عدد آن سلول است است. نوار طولانی تر نشان دهنده یک مقدار بالاتر است و یک نوار کوتاه نشان دهنده مقدار کمتری است. شما می توانید از رنگ های ملایم برای نوار داده ها استفاده کنید.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• روی Data Bars (نوار داده ها) در لیست کشویی کلیک کنید.
• بر روی نوار داده آبی در لیست Gradient Fill کلیک کنید در این حالت لیست دوم ظاهر می شود.

مقادیر در ستون نشان داده می شود که مقادیر کوچک، متوسط و بزرگ با ستون رنگ آبی نشان داده شده است.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• روی Data Bars در لیست کشویی کلیک کنید.
• روی نوار داده نارنجی رنگ در لیست دوم نمایش داده شده کلیک کنید.

مقادیر در ستون نشان داده می شود که مقادیر کوچک، متوسط و بزرگ را با ارتفاع نوار ، با نارنجی رنگ نشان می دهد.

مقیاس رنگ

شما می توانید از مقیاس رنگ برای دیدن مقدار در یک سلول نسبت به مقادیر در سلول های دیگر در یک ستون استفاده کنید. رنگ نشان می دهد که چه مقدار مقادیر سلول در آن محدوده قرار دارد. شما می توانید یک مقیاس 3 رنگ یا مقیاس 2 رنگ داشته باشید.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• بر روی مقیاس رنگ در لیست کشویی کلیک کنید.
• روی فهرست رنگی سبز-زرد-قرمز کلیک کنید.

در قوانین هایلایت سلول ها، از مقیاس رنگ cell shading برای نمایش تفاوت در مقدار سلول استفاده می شود. همانطور که می توانید در پیش نمایش مشاهده کنید، تفاوت های سایه برای این مجموعه داده قابل توجه نیست. بر روی More Rules در لیست دوم کلیک کنید.

پنجره ای باز می شود.

• بر روی Format all cells based on their values، کلیک کنید.
• در قسمت Edit the Rule Description، در منوی کشویی Format Style، حالت سه رنگ را انتخاب کنید و در بخش Midpoint مقدار 75 را قرار دهید و سپس OK کنید.

همانطور که می بینید، با مقیاس رنگ تعریف شده، مقادیر به طور واضح سایه دار هستند که محدوده داده را نشان می دهند.

مجموعه آیکون ها

شما می توانید از مجموعه آیکون ها برای نشان دادن تفاوت های عددی استفاده کنید. در اکسل شما طیف وسیعی از مجموعه آیکون ها را دارید.

همانطور که می بینید، یک مجموعه آیکون شامل سه تا پنج نماد است. شما می توانید معیارهای مرتبط با یک آیکون را با مقادیر آن در یک محدوده سلولی تعریف کنید. به عنوان مثال، یک فلش قرمز رو به پایین برای مقادیر کم، فلش سبز برای مقادیر زیاد و فلش افقی زرد برای نشان دادن مقادیر متوسط استفاده می شود.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• بر روی Icon Sets در لیست کشویی کلیک کنید.
• 3 فلش (رنگی) در گروه Directional در لیست دوم ظاهر می شود.

فلش های رنگی در ستون مشخص شده بر اساس مقادیر است.

قوانین سفارشی

با استفاده از قوانین سفارشی شما می توانید قوانین خودتان را تعریف کرده و طیف وسیعی از سلول هایی را که شرایط خاصی را رعایت می کنند، فرمت کنید.

• ستون مورد نظر را انتخاب کنید.
• روی Conditional Formatting (قالب بندی شرطی) در گروه Styles کلیک کنید.
• بر روی New Rule در لیست کشویی کلیک کنید.

صفحه جدید نمایش داده می شود.

• گزینه Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید.
• در بخش Edit the Rule Description box فرمولی را بنویسید. به عنوان مثال: PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7
• روی دکمه Format کلیک کنید.
• یک فونت انتخاب کنید.
• پیش نمایش را بررسی کنید.

اگر پیش نمایش درست باشد، روی OK کلیک کنید. مقادیر موجود در مجموعه داده در صورتی که با فرمول مطابقت داشته باشد، هایلایت می شوند.

مدیریت قوانین قالب بندی شرطی

شما می توانید قوانین قالب بندی شرطی را با استفاده از کادر محاوره ای فرمت قوانین شرطی مدیریت کنید.
روی Conditional Formatting در گروه Styles کلیک کنید. روی Manage Rules در لیست کشویی کلیک کنید.

کادر محاوره Conditional Formatting Rules Manager ظاهر می شود. شما می توانید تمام قوانین موجود را مشاهده کنید. شما می توانید یک قانون جدید اضافه کنید، یک قانون را حذف کنید و یا ویرایش کنید.