اصول سازماندهی چیست؟

تصویر زیر پنج اصل سازماندهی را نشان می دهد:

اصول سازماندهی

تخصص شغلی

تخصص شغلی، تقسیم کار نیز نامیده می شود، تخصص شغلی این است که میزان وظایف سازمانی به مشاغل جداگانه تقسیم شود. هر کارمند برای انجام وظایف خاص مربوط به عملکرد تخصصی خود آموزش دیده است.
انجام کار نیاز به تخصص دارد، برای مثال یک ماشین خاص را در یک خط مونتاژ کارخانه تولید کنید. گروه ها بر اساس مهارت های مشابه ساختار یافته اند و فعالیت ها و شغل ها به اندازه کافی کوچک هستند، اما کارمندان اگر تخصص لازم را داشته باشند، می توانند آنها را به نحو موثری انجام دهند.

به رغم مزایای تخصص، بسیاری از سازمان ها از این اصل دور می مانند، زیرا تخصص های زیاد کارمندان را از هم جدا می کند و مهارت های آنها را برای انجام وظایف معمول محدود می کند. همچنین این امر وابسته به افرد سازمان است. از این رو سازمان ها فرآیند ایجاد شغل را گسترش می دهند تا وابستگی مهارت های خاص در کارمندان کاهش یابد و باعث تسهیل چرخش کار در میان آنها شود.

اختیار

اختیار، حق دستور دادن است که به منظور تصمیم گیری، تصویب سفارشات و اختصاص منابع به نمایندگی از سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان ضروری می باشد. اختیار در چارچوب ساختار سازمانی است و بخش مهمی از نقش شغلی مدیر است. اختیار، سلسله مراتب بالا به پایین دارد. نقش یا موقعیت بالای سلسله مراتب، اختیار رسمی بیشتری نسبت به موقعیت های پایین تر دارد.

زنجیره فرماندهی

زنجیره فرماندهی یک مفهوم مهم برای ایجاد یک ساختار سازمانی پایدار است. اختیاری است که در نهایت هر فرد با موقعیت سازمانی بالا را از طریق موقعیت مدیریتی در هر لایه پیوند می دهد.
یک ابزار موثر کسب و کار برای حفظ نظم و مسئولیت پذیری حتی در محیط های کارگاهی است. زنجیره فرماندهی ایجاد شده است تا همه بدانند چه کسی باید گزارش دهد و چه مسئولیت هایی در سطح خود دارد. یک زنجیره فرماندهی، مسئولیت پذیری و پاسخگویی را تضمین می کند. این بر اساس دو اصل وحدت فرمان و اصل اسکالر استوار است.
وحدت فرمان می گوید که یک کارمند باید به یک و تنها یک مدیر و سرپرست یا مسئول گزارش بدهد و به او مستقیما پاسخگو باشد. این کار برای اطمینان از این است که کارمندان تقاضاهای متضاد یا با اولویت هایی از سوی مدیران مختلف را در یک زمان دریافت نکنند،که باعث سردرگمی او نشود.
با این وجود، استثنائاتی مربوط به زنجیره فرماندهی در شرایط خاص برای وظایف خاص وجود دارد. اما اکثر بخش های سازمان ها تا حد زیادی باید به این اصل پی ببرند.
اصل اسکالر بیان می کند که باید یک خط مشخص از موقعیت اختیار هر فرد در سازمان وجود داشته باشد و تمام مدیران را در همه سطوح با هم مرتبط کند. این اصل شامل یک مفهوم است که یک کارمند می تواند در مواقع اضطراری با یک رده بالاتر از خود در ارتباط باشد.

نمایندگی

یکی دیگر از مفاهیم مهم مربوط به اختیار، نمایندگی است، که تمرین تبدیل وظایف مربوط به کار و اختیار به کارمندان یا زیردستان است. بدون نمایندگی، مدیران همه ی کار خود را انجام می دهند و کارگران کار خود را کم می کنند. توانایی نمایندگی برای موفقیت مدیریت بسیار مهم است.
نمایندگی انتقال اختیار از یک مدیر به یک زیردستان است. نمایندگی به عنوان یک فرآیندی که شامل ایجاد نتایج مورد انتظار، وظایف و تفویض اختیار برای انجام این وظایف است، می باشد. نمایندگی به توانمند سازی منجر می شود، زیرا کارمندان آزادی دارند که ایده های خود را به اشتراک بگذارند و کارهای خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

محدوده کنترل

محدوده کنترل (همچنین به عنوان محدوده مدیریت است) به تعداد کارمندانی که به یک مدیر گزارش می دهند بستگی دارد. محدوده کنترل در درک طراحی سازمانی و پویایی گروهی در یک سازمان حیاتی است. دامنه کنترل ممکن است از یک بخش به بخش دیگری در همان سازمان تغییرکند.
محدوده ممکن است گسترده یا کوچک باشد. یک محدوده گسترده زمانی که تعداد زیادی از کارمندان به یک مدیر گزارش می دهند، بوجود می آید. چنین ساختاری، استقلال بیشتری را به وجود می آورد. یک محدوده کوچک، زمانی وجود دارد، که تعداد گزارش های مستقیم به یک مدیر کم باشد. محدوده کوچک به مدیران اجازه می دهد تا زمان بیشتری برای گزارش های مستقیم داشته باشند و به رشد و پیشرفت حرفه ای منجر می شود.

 

نظرات کاربران

نظر خودتان را بنویسید