روش های کنترل هزینه پروژه چیست؟

تقریبا تمام پروژه ها باید به سمت خروجی مورد نظر در انتهای پروژه، هدایت شوند. مسئول تیم پروژه و از همه مهمتر مدیر پروژه باید بتواند هزینه ها را کنترل کند. با این حال، تکنیک های متعددی وجود دارد که می تواند برای این منظور مورد استفاده قرار گیرد. علاوه بر اهداف پروژه که مدیر پروژه باید نظارت کند، کنترل هزینه های مختلف پروژه نیز بسیار مهم است. اگر مدیر پروژه نتواند در زمینه  کنترل هزینه های پروژه موفق شود، مدیریت پروژه موثر نخواهد بود، زیرا اساسا تعیین می کند که آیا سازمان شما سودآور و یا زیان ده است.

تکنیک های کنترل هزینه

در ادامه برخی از تکنیک های ارزشمند و ضروری مورد استفاده برای کنترل هزینه های پروژه بیان شده است:

1 - برنامه ریزی بودجه پروژه

شما باید در ابتدا، برنامه ریزی درست و ایده آلی  برای بودجه بندی پروژه داشته باشید. این بودجه برای تمام هزینه هایی که در طی چرخه پروژه ایجاد می شود. بنابراين برنامه ریزی بودجه، شامل بسياری از پژوهش ها و تصمیم گیری شرایط بحرانی می شود. در نظر گرفتن بودجه پروژه و تصمیم گیری بر اساس آن در هر زمان، برای سود دهی پروژه امری کلیدی است.

2 - پیگیری هزینه ها

پیگیری تمام هزینه های واقعی در طول پروژه نیز اهمیت زیادی دارد. در اینجا بهتر است که بودجه ای را تهیه کنیم که مبتنی بر زمان است. این امر به شما کمک خواهد کرد که در هر فاز بتوانید بودجه ی پروژه را پیگیری کنید. هزینه های واقعی باید بر اساس اهداف دوره ای که در بودجه تعیین شده اند، پیگیری شوند. این اهداف می تواند به صورت ماهانه یا هفتگی تعریف شده باشد و یا اگر مدت پروژه طولانی باشد به صورت سالانه باشد. این روش آسانتر از تعیین یک بودجه نهایی برای کل پروژه است. اگر هر کار جدیدی انجام شود، باید تخمینی برای این کار انجام دهید و ببینید آیا می توان آن را با مبلغ نهایی در بودجه تنظیم کرد.

3 - مدیریت موثر زمان

یکی دیگر از روش های موثر، مدیریت زمان می باشد. اگر چه این روش در حوزه های مختلف مدیریت اعمال می شود، اما برای کنترل هزینه پروژه بسیار مهم است. دلیل این امر این است که هزینه پروژه شما می تواند افزایش یابد اگر شما نتوانید پروژه را در مهلت مقرر به اتمام برسانید. هرچقدر پروژه طولانی تر شود، هزینۀ بالاتر می رود که عملا بدان معنی است که از بودجه پیش بینی شده فراتر می رود. مدیر پروژه باید به طور مداوم تیم خود را از زمان تحویل پروژه مطلع کند تا اطمینان حاصل کند که کار به موقع تکمیل می شود.

4 - کنترل تغییر پروژه

کنترل تغییر پروژه یکی دیگر از تکنیک های حیاتی است. سیستم های کنترل تغییر برای تغییرات بالقوه ای که می تواند در طول دوره پروژه رخ دهد، حیاتی است. به دلیل این که هر تغییری در دامنه پروژه تاثیر مهمی بر زمان تحویل پروژه می گذارد، بنابراین تغییرات می تواند باعث افزایش هزینه های پروژه شود، زیرا برای اتمام پروژه در مهلت مقرر، تلاش مورد نیاز افزایش یابد.

5 - استفاده از ارزش کسب شده

به طور مشابه، برای شناسایی ارزش کار که تا کنون انجام شده است، استفاده از تکنیک های ارزش کسب شده بسیار مفید است. تکنیک ارزش کسب شده، برای پروژه های بزرگ مفید است و به شما کمک می کند تا هر گونه تغییر سریع که برای موفقیت پروژه ضروری است، اعمال کنید.

مراحل دیگر برای کنترل هزینه پروژه

توصیه می شود به طور دائمی بودجه و همچنین روند اطلاعات مالی بررسی شود. ارائه گزارشاتی در مورد مصارف پروژه در فواصل منظم نیز به پیگیری پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد. این امر به شما این اطمینان را می دهد که هزینه پروژه طبق برنامه ریزی انجام شده کنترل می شود. هرچه زودتر مشکل پیدا شود، راحت تر و سریع تر می توان آن را حل کرد. این امر به شما کمک میکند که با مشکلات مالی در پروژه روبرو نشوید.
تمام اسناد نیز باید به صورت منظم به حسابرسی ارائه شود، تا آن ها بتوانند شما را از ریسک های هزینه ای با خبر کنند.

نتیجه

در طول جلسات برنامه ریزی پروژه از بودجه پروژه به سادگی نگذرید. شما و تیم شما باید مراقب باشید که آیا هزینه ها نزدیک به ارقام بودجه اولیه هستند یا خیر. شما باید همیشه مواظب خطرات ناشی از افزایش هزینه باشید و جلوگیری از این موارد را به بهترین نحو ممکن انجام دهید. برای این کار از تکنیک های بالا استفاده کنید و هزینه های پروژه را مد نظر داشته باشید.

برای مطالعه بیشتر به مقاله مدیریت هزینه در مدیریت پروژه مراجعه کنید.

نظرات کاربران

نظر خودتان را بنویسید