مفاهیم تسطیح منابع (resource leveling)

تسطیح منابع یک تکنیک در مدیریت پروژه است. هنگامی که مدیران، مسئولیت اجرای پروژه ای را به عهده می گیرند، باید منابع خود را بر اساس آن برنامه ریزی کنند. این امر بدون مواجه شدن با تعارضات و عدم توانایی در ارسال به موقع، خواهد بود. تسطیح منابع یکی از عناصر کلیدی مدیریت منابع در سازمان می باشد. اگر منابع به درستی تخصیص داده نشوند سازمان با مشکلات مواجه می شود، مثلا بعضی از منابع ممکن است بیش از حد و برخی کمتر تخصیص داده شوند. در هر صورت هر دو برای سازمان ریسک مالی ایجاد می کنند.

تسطیح منابع

دو عنصر اصلی تسطیح منابع

هدف اصلی تسطیح منابع، تخصیص منابع به صورت موثر است تا پروژه بتواند در مدت زمانی مشخص شده، تکمیل شود. از این رو، تسطیح منابع را می توان به دو بخش اصلی تقسیم کرد. پروژه هایی که با استفاده از تمام منابعی که در دسترس هستند تکمیل شوند و یا پروژه هایی که با منابع محدود به پایان برسند و تکمیل شوند. پروژه هایی که از منابع محدود استفاده می کنند تا زمانی که منابع مورد نیاز در دسترس قرار گیرند به طول می انجامند. اگر بعد از آن، تعداد پروژه هایی که سازمان انجام می دهد بیش از منابع موجود باشد، در اینصورت عاقلانه تر است که پروژه را تا تاریخی به تعویق انداخت.

ساختار تسطیح منابع

بسیاری از سازمانها دارای یک سلسله مراتب ساختاری از تسطیح منابع هستند. این ساختار به شرح زیر است:

  • مرحله
  • فاز
  • وظیفه / تحویل

تمام لایه های فوق الذکر، دامنه پروژه را تعیین می کنند و راه های سازماندهی وظایف را نشان می دهد. این امر تکمیل وظایف را برای تیم پروژه آسان تر خواهد کرد. علاوه بر این، بسته به سه پارامتر فوق، سطح منابع مورد نیاز (سنوات، تجربه، مهارت ها و غیره) ممکن است متفاوت باشد. بنابراین، منابع مورد نیاز برای یک پروژه همیشه متغیر است که این هم به ساختار پروژه بستگی دارد.

ایجاد وابستگی بین وظایف

دلیل اصلی مدیر پروژه برای ایجاد وابستگی این است که اطمینان حاصل شود که وظایف به درستی اجرا می شوند. با شناسایی وابستگی های صحیح بین وظایف، پروژه در مدت زمان مشخصی تکمیل می شود. در اینجا برخی از محدودیت هایی که برای مدیر پروژه در طول چرخه اجرای پروژه به وجود می آید مطرح شده است. محدودیت هایی که یک مدیر پروژه با آن روبرو می شود می تواند به سه دسته تقسیم شود.

  • اجباری: این محدودیت ها به دلیل محدودیت های فیزیکی مانند آزمایش ها بوجود می آیند.
  • اختیاری: این محدودیت ها بر اساس ترجیحات یا تصمیمات تیم ها است.
  • خارجی: اغلب براساس نیازها یا خواسته های شخص ثالث است.

فرایند تخصیص منابع

برای تسطیح منابع، در طول فاز شروع پروژه، نقش ها به منابع (منابع انسانی) اختصاص می یابد. بعدها، این نقش ها به وظایف اختصاص داده می شوند.

تسطیح منابع

تسطیح منابع به سازمان کمک می کند تا از منابع موجود حداکثر استفاده را ببرد. ایده ای که در تسطیح منابع وجود دارد، کاهش اتلاف منابع است، مانند جلوگیری از تخصیص بیش حد منابع. مدیر پروژه زمان هایی را که از منابع استفاده نمی شود شناسایی می کند و اقدامات لازم را برای جلوگیری از آن یا ایجاد مزیت از آن انجام خواهد داد.
به دلیل تضاد منابع، ریسک های متعددی توسط سازمان بوجود می آید:

  • تأخیر در وظایف خاصی که بایستی تکمیل شود.
  • مشکل در تخصیص منابع مختلف
  • عدم توانایی تغییر وابستگی های وظایف
  • حذف برخی از وظایف
  • اضافه کردن وظایف بیشتر
  • تاخیر کلی و افزایش بودجه پروژه

تکنیک های تسطیح منابع

مسیر بحرانی نوعی روش معمولی است که از سوی مدیران پروژه هنگام سطح منابع استفاده می شود. مسیر بحرانی طولانی ترین و کوتاهترین مسیرهای زمانی برای تکمیل پروژه را در نمودار شبکه نشان می دهد. با این حال، صرف نظر از مفهوم مسیر بحرانی که به طور گسترده ای مورد استفاده قرار می گیرند، مدیران پروژه از تکنیک ردیابی سریع نیز استفاده می کنند.

  • انجام فعالیت ها به صورت موازی (Fast Tracking): از طریق تغییر نوع روابط وابستگی (FS, SS, FF, SF) یا میزان هم پوشانی بین فعالیت ها (Lag) انجام می شود.
  • افزایش تعداد منابع (Crashing): این روش به تخصیص منابعی علاوه بر منابع موجود اشاره می کند تا کار سریعتر انجام شود و هزینه اضافی مانند نیروی کار، تجهیزات و غیره همراه می باشد.

نتیجه

تسطیح منابع اجرای پروژه ها با استفاده از منابع موجود با هدف افزایش بهره وری است. تسطیح منابع مناسب از ایجاد هزینه های سنگین جلوگیری خواهد کرد. مدیر پروژه نیاز دارد تا عوامل متعددی را در نظر بگیرد و از وابستگی های بحرانی و غیر بحرانی را برای جلوگیری از تاخیر در تکمیل پروژه، شناسایی کند.

نظرات کاربران

نظر خودتان را بنویسید