مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) یا مدیریت سبد پروژه چیست؟

هنگامی که پروژه های بسیاری توسط یک سازمان اجرا می شود، مدیریت پورتفولیو پروژه Project Portfolio Management (PPM)، امری حیاتی است. این امر به سازمان کمک می کند که پروژه ها را دسته بندی کرده و پروژه ها را با اهداف سازمانی خود هماهنگ کند. مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) یا مدیریت سبد پروژه یک فرایند مدیریت است که با کمک روش هایی به سازمان برای به دست آوردن اطلاعات و مرتب کردن پروژه ها کمک می کند.

اهداف مدیریت پورتفولیو پروژه

همانند مدیریت سبد مالی، مدیریت پورتفولیو پروژه نیز دارای اهداف خاصی است. این اهداف برای اینکه نتایج مورد انتظار از طریق افراد تیم به دست آید، طراحی شده اند. هنگامی که صحبت از اهداف به میان می آید، عوامل زیر باید در نظر گرفته شود.

• نیاز به ایجاد یک سند توصیفی که حاوی اطلاعاتی مانند نام پروژه، برآورد طول زمانی، هزینه ها و اهداف تجاری است.
• پروژه باید به طور منظم مورد ارزیابی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که به هدف خود می رسد و در روند جریان آن قرار دارد.
• انتخاب افراد مناسب برای تیم که به دنبال دستیابی به اهداف پروژه خواهند بود.

مزایای مدیریت پورتفولیو پروژه

مدیریت پورتفولیو پروژه تضمین می کند که پروژه ها دارای مجموعه ای از اهداف هستند که در صورت پیگیری، نتایج مورد انتظار را به ارمغان می آورند. علاوه بر این، مدیریت سبد پروژه می تواند در هنگام اعمال تغییرات در سازمان مورد استفاده قرار گیرد چون در اجرای پروژه ساختار انعطاف پذیری را در سازمان ایجاد می کند و به این ترتیب، این تغییر سازمان را تهدید نخواهد کرد.
مزایای زیر می تواند از طریق مدیریت پورتفولیو پروژه در نظر گرفته شود:

• سازگاری بیشتر نسبت به تغییر
• بازبینی دائمی و نظارت دقیق برای بازده بالاتر.
• دیدگاه های مدیریت در مورد مدیریت پورتفولیو پروژه، به عنوان یک ابتکار عمل در جهت بهبود بیشتر یک پروژه به حساب می آید.
• شناسایی وابستگی ها آسان تر است و باعث جلوگیری از برخی از ناکارآمدی ها می شود .
• مزیت نسبت به سایر رقبا (مزیت رقابتی) ایجاد می کند.
• کمک می کند تا  به جای تمرکز بر خود پروژه بر استراتژی هایی که باعث پیشرفت اهداف پروژه می شود تمرکز شود.
• مسئولیت های فناوری اطلاعات به جای تمرکز بر چندین بخش فقط بر روی بخشی از کسب و کار متمرکز می شود.
• مشارکت ترکیبی از فناوری اطلاعات و پروژه های تجاری باعث دستیابی به اهداف سازمانی می شود.

ابزارهای مدیریت پورتفولیو پروژه

ابزارهای بسیاری وجود دارد که می تواند برای مدیریت پورتفولیو پروژه استفاده شود. در ذیل ویژگی های مهم این ابزارها بیان شده اند:

• روش سیستماتیک ارزیابی پروژه ها
• منابع باید برنامه ریزی شوند
• هزینه ها و مزایا باید در مسیر حفظ شود
• تجزیه و تحلیل هزینه اجباری
• گزارش های پیشرفت زمانی
• دسترسی به اطلاعات مورد نیاز
• مکانیسم ارتباطی که از طریق آن اطلاعات لازم دریافت شود

تکنیک های مورد استفاده برای اندازه گیری مدیریت پورتفولیو پروژه

تکنیک های مختلفی برای اندازه گیری یا پشتیبانی فرآیند مدیریت سبد پروژه در زمان های مختلف وجود دارد. با این حال، سه نوع تکنیک وجود دارد که به طورگسترده مورد استفاده قرار می گیرند:

• مدل هیوریستیک
• تکنیک امتیاز دهی
• تکنیک نقشه برداری

استفاده از چنین تکنیک هایی باید با توجه به اهداف پروژه و سازمان، مهارت های منابع و زیرساخت های مدیریت پروژه انجام شود.

چرا مدیران پروژه باید بر مدیریت سبد پروژه تمرکزکنند؟

مدیریت سبد پروژه برای موفقیت پروژه و  شناسایی هرگونه تاخیر در پروژه، بسیار مهم است. مدیران پروژه اغلب با شرایط دشوار ناشی از کمبود برنامه ریزی مواجه هستند و گاهی اوقات این ممکن است منجر به خروج پروژه شود. مسئولیت اصلی مدیران پروژه این است که اطمینان حاصل کنند که منابع موجود برای پروژه هایی که یک سازمان انجام می دهد به اندازه کافی وجود دارد. منابع مناسب به شما این اطمینان را می دهد که پروژه در طی زمان مشخص تحویل می شود.
مدیران پروژه همچنین ممکن است بخواهند در پروژه هایی کار کنند که اولویت و ارزش آن پروژه را با توجه  به ارزش آن سازمان انتخاب کنند. این کار مدیران پروژه را قادر می سازد تا پروژه های با کیفیتی که تا به حال انجام داده اند، حمایت و پشتیبانی کنند. PPM تضمین می کند که این اهداف مدیریت پروژه برآورده شود.

مدل پنج سوال

مدل پنج سوال در مدیریت پورتفولیو پروژه نشان می دهد که مدیر پروژه نیاز به پاسخ به پنج سوال اساسی قبل از آغاز و همچنین در طول اجرای پروژه دارد. پاسخ به این سوالات موفقیت پیاده سازی پروژه را تعیین می کند.

نتیجه

مدیریت پورتفولیو پروژه با هدف کاهش ضعف هایی که در هنگام انجام یک پروژه رخ می دهد و از بین بردن خطرات احتمالی است که می تواند به علت کمبود اطلاعات یا سیستم های موجود رخ دهد.
این امر به سازمان کمک می کند تا کار پروژه خود را از طریق بهره برداری از پروژه ها و در عین حال با استفاده از منابع به انجام برساند.
بنابراین، تمام مدیران پروژه سازمان باید آگاهی از مدیریت پورتفولیو پروژه سازمانی را داشته باشند تا به اهداف سازمانی در اجرای پروژه های مربوطه کمک کنند.