معرفی حوزه های مدیریت تدارکات پروژه

امروزه، سازمان های مختلف از تکنیک های مدیریتی مختلفی برای بهبود عملکرد دپارتمان های خود استفاده می کنند. مدیریت تدارکات نوعی از مدیریت است که کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان، از یک سازمان یا شرکت دیگر تامین می شود. همه سازمان ها با مدیریت تدارکات آشنا هستند. مدیریت تدارکات فرآیند برنامه ریزی است که کارها را هموار می کند. اما با استفاده از بسیاری از تکنیک های مدیریتی دیگر، آیا دلیل خاصی برای استفاده از این نوع مدیریت برای تامین کالاها و خدمات وجود دارد؟
مدیریت تدارکات کمک به سازمان برای صرفه جویی در هزینه خرید کالاها و خدمات شناخته می شود. 

مدیریت تدارکات

مدیریت تدارکات چگونه کار می کند؟

مدیریت تدارکات به چهار حوزه تقسیم می شود. نکات زیر را در فرآیند مدیریت تدارکات مورد توجه قرار دهید:

  • برای خرید همه ی کالاها و خدمات مورد نیاز خود باید مزایا و معایب خرید و یا تامین آن ها از تامین کنندگان بررسی شود. شما باید ازخودتان بپرسید که کدام یک در بلند مدت مقرون به صرفه خواهد بود؟
  • باید شناخت خوبی از نیازهای خود داشته باشید و سپس به بررسی گزینه های مختلف بپردازید. چون ممکن است چندین تامین کننده وجود داشته باشد که محصولات و خدمات مشابهی را ارائه می دهند، تحقیقات به شما نشان می دهد که کدام یک از این تامین کنندگان بهترین پیشنهاد را می دهد. شما قطعا می توانید برای برخی از پیشنهادات خرید خود از فروشندگان دعوت به عمل بیاورید و ازبین تمام گزینه ها بهترین را برای خرید خود انتخاب کنید.
  • گام بعدی درخواست ارائه پیشنهادات است. در این مرحله، تامین کنندگان مختلف کالاها و خدمات خود را به شما معرفی می کنند. این مرحله شبیه به انتخاب پروژه است، زیرا شما با توجه به نیازهای خود معیارهای مختلفی را بررسی می کنید و با توجه به هزینه ها تصمیم می گیرید که ازکدام یک از تامین کنندگان نیاز خود را تامین کنید. 
  • پس از فرایند ارزیابی، شما قادر خواهید بود بهترین تامین کننده را انتخاب کنید. پس از آن باید برای بستن قرارداد مذاکره کنید. به خاطر داشته باشید که تمام شرایط تامین مالی را در نظر بگیرید و چگونگی تمامی پرداخت ها را در قرارداد ذکر کنید. همیشه به یاد داشته باشید که حفظ یک رابطه خوب با تامین کننده بسیار مهم است. بنابراین توافق بایستی برای هر دو رضایت بخش باشد. این امر باعث پایداری کسب و کار شما و تامین کننده می شود.

این چهار مرحله ساده به شما کمک می کند تا کالاهای خود را تامین کنید. اما در هر مرحله دقت کافی داشته باشید.

انجام فرآیند بصورت موثر

برای اطمینان از اینکه همه چیز درست انجام شده است ، باید پیگیری و پیشرفت کار را دنبال کنید. این بدان معنی است که شما باید از تأمین کنندگان اطمینان حاصل کنید تا اطمینان حاصل شود که آنها از شرایط قرارداد پیروی می کنند و می توانند تا مهلت مقرر ،کالا و خدمات را تحویل دهند. در صورت وجود اختلافات و یا هر گونه مسائل، همیشه باید فروشنده و خریدار  به بند های قرار داد که در زمان تصویب قرارداد تعیین شده است توجه کنند. سازمان باید همیشه مایل باشد به تغییر باشد که شامل تمام تغییراتی است که لازم است برای اطمینان از کارایی فرآیند انجام شود. این تغییرات می تواند در قالب پیشرفت های تکنولوژیکی و حتی تغییرات در نیروی کار باشد.

از لحاظ تکنولوژی، هر گونه تجهیزات و ماشین آلات جدید مورد نیاز برای کالاها باید خریداری شوند. به طور مشابه، با توجه به نیروی کار، شما باید کارگران ماهر و آموزش دیده را استخدام کنید که ارتباط مستقیم با تامین کنندگان داشته باشند.
همیشه بهتر است که یک سازمان تیم های مختلفی داشته باشند که در زمینه های مختلف تخصص دارند. این باعث می شود که مدیریت تدارکات ساده تر شود. هر تیم پس از آن می تواند با زمینه های مربوط به خرید ارتباط برقرار کند و همچنین تخصص لازم را داشته باشد. به عنوان مثال، افرادی که تجربه خرید ماشین آلات را دارند، ممکن است مهارت خاصی برای دریافت خدمات خاصی از یک سازمان دیگر را نداشته باشند.

نتیجه

با این وجود باید در نظر داشته باشید که سیستم مدیریت تدارکات باید به طور موثر مورد استفاده قرار گیرد. بدین منظور باید سیستمی کارآمد، تامین کننده و منابع مناسب داشته باشیم. اگر مدیریت تدارکات نقش کليدی را در سازمان ایفا کند، بايد يک گروه از افراد آموزش ديده داشته باشد. به عنوان مثال، یک بیمارستان باید یک تیم تدارکاتی اختصاصی داشته باشد تا روش ها و ابزارهای مدیریت تدارکات را به کار گیرد.
 

نظرات کاربران

نظر خودتان را بنویسید