ساختار شکست کار یا WBS

تقسیم پروژه های پیچیده به وظایف (Tasks) ساده و قابل کنترل به عنوان فرآیند ساختار شکست کار Work Breakdown Structure یا WBS شناخته می شود. معمولا مدیران پروژه از این روش برای ساده سازی اجرای پروژه استفاده می کنند. در WBS، وظایف بسیار بزرگ به مجموعه ای از کارهای (Works) قابل کنترل تقسیم می شوند. این بخش ها را می توان به راحتی نظارت و برآورد کرد.
WBS به یک فیلد خاص محدود نمی شود. این روش می تواند برای مدیریت پروژه در هر حوزه ای مورد استفاده قرار گیرد.
چند دلیل برای ایجاد WBS در یک پروژه وجود دارد:

  • پروژه دقیق و قابل فهم می شود.
  • مسئولیت ها به تیم پروژه به صورت دقیق تخصیص داده می شود.
  • مایلستون های پروژه و نقاط کنترل نمایش داده می شود.
  • به تخمین هزینه، زمان و ریسک کمک می کند.
  • با نشان دادن محدوده پروژه، ذینفعان می توانند درک بهتری از پروژه داشته باشند.

ساخت یک WBS

شناسایی اقلام قابل تحویل اصلی پروژه، نقطه شروع ایجاد یک ساختار شکست کار است و گام مهمی است که معمولا توسط مدیران پروژه انجام می شود. پس از تکمیل این مرحله، کارشناسان شروع به شکستن وظایف سطح بالا به مجموعه ای کوچک از کارها می کنند.
در فرآیند شکستن وظایف، می توان آنها را به سطوح مختلف تقسیم کرد. می توان یک وظیفه سطح بالا را به 10 و یا 20 زیر وظیفه تقسیم کرد. بنابراین، هیچ قانونی در مورد چگونگی شکستن یک وظیفه در WBS وجود ندارد. در عوض، میزان شکستن وظایف به نوع پروژه و سبک مديريت پروژه بستگی دارد.
به طور کلی، چند قانون برای تعیین اینکه یک وظیفه به حد کافی شکسته شده است وجود دارد. در قانون "دو هفته"، هیچ وظیفه ای که کمتر از دو هفته طول می کشد به زیر وظیفه ها شکسته نمی شود. این به این معنی است که کوچکترین وظیفه در WBS حداقل دو هفته طول می کشد. 8/80 قانون دیگری است که هنگام ایجاد WBS استفاده می شود. این قانون نشان می دهد که  ساعت کاری هیچ وظیفه ای نباید کمتر از 8 ساعت و بیشتر از 80 ساعت باشد.
برای نمایش WBS می توانید از فرم های مختلف استفاده کنید. بعضی از ساختار درختی برای نشان دادن WBS استفاده می کنند، در حالی که عده ای دیگر از لیست ها و جداول استفاده می کنند. ساده ترین روش های نمایش WBS، به صورت Outline می باشد که در شکل نمایش داده شده است.

ساختار شکست کار

اهداف بسیاری برای طراحی WBS وجود دارد. برخی از اهداف مهم عبارتند از:

  • اهمیت دادن به work effort های مهم.
  • اهمیت دادن به work effort های پر ریسک.
  • نشان دادن همبستگی بین فعالیت ها و اقلام قابل تحویل.

نمودار WBS

در یک WBS، محدوده پروژه به صورت گرافیکی نمایش داده می شود. معمولا نمودار با یک شیء گرافیکی یا یک باکس در بالای صفحه آغاز می شود که نشان دهنده کل پروژه می باشد، سپس در زیر باکس پروژه زیرمجموعه ها نمایش داده می شود. این زیرمجموعه ها نشان دهنده اقلام قابل تحویل در پروژه می باشد که زیر هر اقلام قابل تحویل زیرمجموعه هایی لیست شده است. این زیرمجموعه ها فعالیتهایی هستند که باید برای تحویل آن اقلام انجام شوند. اگر چه بیشتر نمودارهای WBS براساس اقلام قابل تحویل طراحی شده اند، برخی از WBS بر اساس فازهای پروژه ایجاد می شوند. معمولا WBS پروژه های فناوری اطلاعات بر اساس فازهای پروژه طراحی می شوند.
علاوه بر استفاده عمومی از WBS، هدف خاصی برای ایجاد WBS نیز وجود دارد. WBS ورودی گانت چارت است و به عنوان ابزاری برای دستیابی به اهداف مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. گانت چارت برای پیگیری پیشرفت وظایف حاصل از WBS استفاده می شود.
شکل زیر نمونه ای از یک نمودار WBS است:

WBS

نتیجه

کارایی یک ساختار شکست کار می تواند موفقیت یک پروژه را تعیین کند.WBS  برای تمام حوزه های کاری مدیریت پروژه ، از جمله برنامه ریزی، برآورد هزینه و تلاش، تخصیص منابع و... یک پایه مشخص می کند بنابراین، باید WBS را به عنوان یک گام مهم در فرآیند مدیریت پروژه قرار دهیم.

نظرات کاربران

نظر خودتان را بنویسید