انواع سیستم های اطلاعاتی از سیستم های MIS تا سیستم های BI

سیستم های یکپارچه با هدف رفع نیازهای حیاتی سازمانها طراحی و پیاده سازی می شوند. این سیستم ها ابزارهایی برای پشتیبانی فعالیت های کسب و کار فراهم کرده و خدمات متعددی را برای یک کسب و کار فراهم می کنند که برخی از آنها عبارتند از:

• فروش، صدور صورتحساب و پرداخت آنلاین
• نمایش کاتالوگ تعاملی کالاها
• مدیریت محتوا
• مدیریت روابط با مشتریان
• یکپارچه سازی فرآیندهای تولید و کسب و کار
• مدیریت خدمات فناوری اطلاعات
• مدیریت یکپارچه منابع سازمانی
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت هوش کسب و کار
• امنیت و هماهنگی کسب و کار

اساسا این فعالیت ها بر روی مدلسازی و کنترل فعالیت های کسب و کار تمرکز دارند. این امر از طریق مشاهده، پردازش و ذخیره سازی تعداد زیادی از اطلاعات و همچنین خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار روی می دهد.

بر پایه تعاریف فوق، محصولات زیادی در دنیای کسب و کار توسعه داده شده اند. برخی از این محصولات عبارتند از:

• سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)
• برنامه ریزی بکپارچه منابع سازمانی (ERP)
• مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
• سیستم های پشتیبان تصمیم گیری (DSS)
• سیستم های مدیریت دانش (KMS)
• سیستم های پشتیبان مدیریت (ESS)
• سیستم های هوش کسب و کار (BIS)
• یکپارچه سازی جامع سیستم ها (EAI)
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)

سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)

برای مدیران، سیستم اطلاعات مدیریتی یک پیاده‌سازی از سیستم‌ها و روال‌های سازمانی است. برای برنامه‌ نویس، MIS چیزی جز پردازش و ساختار فایل نیست، با این حال، پیچیدگی زیادی دارد. سه عنصر سیستم، اطلاعات و مدیریت تعریف کاملی از MIS بیان می کند.
سیستم اطلاعات مدیریتی را می توان به شکل زیر تحلیل کرد:

مدیریت

مدیریت، برنامه ریزی، کنترل و مدیریت عملیات را پوشش می دهد. مدیریت ارشد، برنامه ریزی می کند، مدیریت سطح میانه، روی کنترل تمرکز می کند؛ و مدیریت سطح پایین تر، با مدیریت واقعی مواجه است.

اطلاعات

اطلاعات در MIS به معنی پردازش داده است که به برنامه ریزی، کنترل و عملیات کمک می کند. داده ها پردازش شده اند، (یعنی ثبت شده، خلاصه شده، مقایسه شده و در نهایت به صورت گزارش MIS به مدیریت ارائه می شوند.)

سیستم

داده ها با کمک یک سیستم به اطلاعات پردازش می شوند. سیستم شامل ورودی، پردازش، خروجی و بازخورد یا کنترل است. بنابراین MIS به معنی یک سیستم برای پردازش داده ها است تا اطلاعات مناسب را برای مدیریت برای انجام وظایف به او بدهد.

تعریف MIS

سیستم اطلاعات مدیریتی و یا "MIS" یک سیستم برنامه ریزی شده برای جمع آوری، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات برای انجام وظایف مدیریت است.

اهداف MIS

یک سیستم اطلاعات مدیریتی با هدف سازماندهی ساختار سازمانی در عملیات آن در جهت افزایش رقابت پذیری و بهره وری کار می کند. هدف این سیستم های عبارتند از:

• شناسایی اطلاعات: شناسایی و ثبت اطلاعات مختلف از داخل و خارج از سازمان در جهت تصمیم سازی
• پردازش اطلاعات: اطلاعات شناسایی شده برای اموری مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگ سازی، مدیریت و کنترل عملیات پردازش می شوند. پردازش اطلاعات شامل عملیاتی مانند محاسبات، مرتب سازی، دسته بندی و خلاصه سازی دیتا می باشد.
• ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات یا داده های پردازش شده باید برای استفاده در آینده ذخیره شوند.
• بازیابی اطلاعات: سیستم باید بتواند این اطلاعات را از ذخیره سازی و زمانی که توسط کاربران مختلف مورد نیاز است بازیابی کند.
• انتشار اطلاعات: اطلاعات و یا محصول نهایی MIS باید با استفاده از شبکه سازمانی به طور دوره ای برای کاربران منتشر شود.

مشخصات MIS

در زیر ویژگی های MIS لیست شده است:

• باید بر اساس برنامه ریزی بلند مدت باشد.
• باید یک دید کلی از پویایی و ساختار سازمان ارائه دهد.
• باید به عنوان یک سیستم کامل و جامع که تمام زیر سیستم های متصل در داخل سازمان را پوشش می دهد، کار کند.
• باید به صورت یک روش بالا به پایین برنامه ریزی شود، زیرا تصمیم گیرندگان و یا مدیریت باید به طور فعال درگیر شوند و مسیر مشخصی را در مرحله توسعه سیستم های اطلاعاتی فراهم کنند.
• باید بر اساس نیاز به اطلاعات استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی مدیران یک سازمان باشد.
• باید قادر به پیش بینی و تخمین و تولید اطلاعات پیشرفته، در نتیجه ارائه مزیت رقابتی باشد. تصمیم گیران می توانند اقدامات را بر اساس چنین پیش بینی ها انجام دهند.
• باید ارتباط بین همه زیر سیستم ها را در داخل سازمان برقرار سازد تا تصمیم گیرندگان بتوانند بر اساس یک دیدگاه یکپارچه تصمیم درست بگیرند.
• باید جریان آسان اطلاعات را از طریق زیر سیستم های مختلف دریافت کند، بنابراین باید از انحراف و دوگانگی داده ها اجتناب شود تا این عملیات را تا حد امکان عملی کند.
• اگر چه MIS یک سیستم یکپارچه و کامل است، باید به گونه ای انعطاف پذیر ساخته شود که بتواند به راحتی در صورت لزوم به زیر سیستم های کوچکتر تقسیم شود.
• دیتابیس مرکزی، ستون یک MIS خوب می باشد.

مشخصات MIS کامپیوتری

در زیر ویژگی های یک MIS کامپیوتری که به خوبی طراحی شده، آمده است:

• سیستم باید قادر به پردازش داده ها با دقت و با سرعت بالا، با استفاده از تکنیک های مختلف مانند تحقیق عملیاتی، شبیه سازی، هیوریستیک و غیره باشد.
• سیستم باید قادر به جمع آوری، سازماندهی، دستکاری و به روز کردن مقدار زیادی از داده های خام مرتبط و غیر مرتبط با منابع مختلف داخلی و خارجی در دوره های مختلف زمانی باشد.
• سیستم باید اطلاعات زمان واقعی در مورد رویدادهای در حال اجرا بدون هر گونه تاخیری بیان کند.
• سیستم باید از فرمت های مختلف خروجی پشتیبانی کند و از آخرین قوانین و مقررات پیروی کند.
• سیستم باید اطلاعات سازمان یافته و مرتبط را برای تمام سطوح مدیریت ارائه دهد: استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی.
• سیستم باید انعطاف پذیری زیاد در ذخیره و بازیابی اطلاعات را داشته باشد.

ماهیت و دامنه MIS

نمودار زیر نشان دهنده ماهیت MIS است:

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

ERP یک برنامه سازمانی یکپارچه، چند ماژولی وعملیاتی است و دارای چارچوب گسترده ای است که تمامی فرآیندهای کسب و کار داخلی یک شرکت را پشتیبانی می کند. این سیستم همه فرایندهای مرکزی کسب و کار مانند پردازش سفارش فروش، کنترل و مدیریت موجودی، برنامه‌ریزی تولید و توزیع و امور مالی را پشتیبانی می‌کند.

چرا ERP؟

ERP در زمینه های زیر بسیار مفید است:

• یکپارچه سازی کسب و کار و بروز رسانی اتوماتیک داده ها
• پیوند بین تمام فرآیندهای کسب و کار اصلی و جریان یکپارچه سازی
• انعطاف پذیری در عملیات کسب و کار و چابکی بیشتر در شرکت
• تجزیه و تحلیل بهتر و قابلیت برنامه ریزی
• تصمیم گیری در شرایط بحرانی
• مزیت رقابتی
• استفاده از آخرین تکنولوژی ها

ویژگی های ERP

نمودار زیر نشان دهنده ویژگی های ERP میباشد:

محدوده ERP

• امور مالی: حسابداری مالی، حسابداری مدیریت، مدیریت خزانه، مدیریت دارایی، کنترل بودجه، هزینه و کنترل سازمانی.
• لجستیک: برنامه ریزی تولید، مدیریت مواد، تعمیر و نگهداری کارخانه، مدیریت پروژه، مدیریت رویدادها و غیره.
• منابع انسانی: مدیریت پرسنل، آموزش و توسعه و غیره.
• زنجیره تامین: کنترل موجودی، خرید و کنترل سفارش، برنامه ریزی تامین کننده، برنامه ریزی و غیره.
• گردش کار: سازمان را با تخصیص انعطاف پذیری وظایف و مسئولیت به مکان ها، موقعیت، شغلی و غیره ادغام کنید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید مقاله برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی (ERP) را مطالعه کنید.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

CRM یک ماژول سازمانی است که تعاملات شرکت با مشتریان فعلی و آینده را سازماندهی می کند. مدیریت ارتباط با مشتری فرآیند دستیابی، حفظ و همکاری با مشتریان است. این فرآیند شامل یکپارچه سازی بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و زنجیره تامین برای دستیابی به کارایی و تاثیرگذاری بیشتر در ارزش گذاری مشتری است.

چرا CRM؟

• برای ردیابی تمام مشتریان حاضر و آینده.
• برای شناسایی و هدف گذاری بهترین مشتریان.
• برای اینکه به مشتریان درباره محصولات و خدمات موجود و جدید اطلاع دهید.
• ارائه خدمات شخصی و عملیاتی براساس نیازها و عادات مشتریان موجود.
• ارائه خدمات برتر و تجربه سازگار با مشتری.
• اجرای یک سیستم بازخورد.

محدوده CRM

سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS)

سیستم‌ پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS) سیستم‌های تعاملی مبتنی بر نرم‌افزار هستند که به مدیران در تصمیم گیری کمک می کنند. این کار از طریق دسترسی به حجم زیاد اطلاعات تولید شده از سیستم‌های مختلف انجام می شود، مانند: سیستم اتوماسیون اداری، سیستم پردازش تراکنش و غیره.
DSS از اطلاعات خلاصه، استثناها، الگوها، روند ها و مدل‌های تحلیلی استفاده می‌کند. یک DSS به تصمیم‌گیری کمک می‌کند اما لزوما خودش تصمیم‌گیری نمی‌کند. تصمیم گیرندگان از داده‌های خام، اسناد، دانش شخصی و یا مدل‌های کسب‌وکار برای شناسایی و حل مسائل و تصمیم‌گیری استفاده می کنند.

تصمیمات برنامه‌ ریزی‌ شده و برنامه ریزی نشده

دو نوع تصمیم وجود دارد: تصمیمات برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده.
تصمیمات برنامه ریزی شده اساسا فرآیندهای اتوماتیک و یک کار روزمره است که:

• این تصمیمات چندین بار گرفته شده است.
• این تصمیمات از بعضی دستورالعمل ها یا قوانین پیروی می کنند.

به عنوان مثال، انتخاب یک سطح مرتب سازی مجدد برای موجودی، یک تصمیم برنامه ریزی شده است.
تصميمات برنامه ریزی نشده در شرايط غير معمول رخ مي دهد، به طوری که:

• تصمیم جدیدی خواهد بود.
• از قوانین خاصی پیروی نمی کند.
• این تصمیمات براساس اطلاعات موجود ساخته شده است.
• این تصمیمات مبتنی بر اختیار، غریزه، ادراک و قضاوت مدیر است.

به عنوان مثال، سرمایه گذاری در تکنولوژی جدید یک تصمیم برنامه ریزی نشده است.
سیستم های پشتیبان تصمیم گیری معمولا شامل تصمیمات برنامه ریزی نشده می باشند. بنابراین، گزارش ها، محتوا یا فرمت دقیقی برای این سیستم ها وجود ندارد.

سیستم پشتیبان مدیریت (ESS)

سیستم های پشتیبانی مدیریت (ESS)، به طور مستقیم توسط مدیران ارشد به منظور حمایت از تصمیمات برنامه ریزی نشده در مدیریت استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرند. این اطلاعات اغلب بیرونی، بدون ساختار و حتی نامشخص است. محدوده دقیق و زمینه چنین اطلاعاتی اغلب پیش از این شناخته نشده است.
این اطلاعات مبتنی بر هوش است:

• هوش اقتصادی
• هوش سرمایه گذاری
• فناوری اطلاعات

نمونه هایی از اطلاعات هوشمند

بعضی از نمونه های اطلاعات هوشمند هستند که اغلب منبع ESS هستند:

• پایگاه های داده خارجی
• گزارشات فناوری مانند ثبت اختراعات و غیره
• گزارش فنی از مشاوران
• گزارشات بازار
• اطلاعات محرمانه در مورد رقبا
• اطلاعات متضاد مانند شرایط بازار
• سیاست های دولت
• گزارش و اطلاعات مالی

ویژگی های سیستم پشتیبان مدیریت

سیستم هوش کسب و کار (BIS)

اصطلاح "هوش کسب و کار" تکامل یافته تر از سیستم پشتیبان تصمیم گیری است و با تکنولوژی و برنامه های کاربردی مانند انبار داده ها، سیستم های اطلاعات اجرایی و پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP) به دست می آید. سیستم هوش کسب و کار اساسا برای یافتن الگوها از داده های موجود در عملیات استفاده می کند.

مشخصات BIS

• با تهیه داده و اطلاعات برای استفاده در تصمیم گیری ایجاد می شود.
• ترکیبی از مهارت ها، فرآیندها، فناوری ها، برنامه ها و تمرینات است.
• شامل اطلاعات همراه با ابزار گزارش دهی است.
• ترکیبی از مجموعه ای از مفاهیم و روش های تقویت شده توسط سیستم های پشتیبان مبتنی بر واقعیت است.
• گسترش یافته یک سیستم پشتیبان مدیریت یا سیستم اطلاعات مدیریت است.
• جمع آوری، ادغام، ذخیره، تجزیه و تحلیل و دسترسی به اطلاعات کسب و کار را فراهم می کند.
• محیطی است که در آن کاربران کسب و کار به اطلاعات قابل اعتماد، مطمئن، سازگار، قابل درک، قابل ویرایش و به موقع دست می یابند.
• بینشی را فراهم می کند که منجر به تصمیمات بهتر، سریع تر و مرتبط تر می شود.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

در یک محیط تولیدی سنتی، مدیریت زنجیره تامین یا CRM به معنای مدیریت حرکت و ذخیره مواد خام، موجودی و کالاهای نهایی می‌باشد. SCM شامل مدیریت شبکه ارتباطی واحدهای تجاری کوچک و مدیریت کانال های تولیدکننده کالای مورد نیاز مشتری نهایی، می شود.
امروزه SCM به صورت زیر تعریف می‌شوند:
طراحی، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و نظارت بر فعالیت‌های زنجیره تامین با هدف ایجاد ارزش خالص، ایجاد یک زیرساخت رقابتی، همزمان سازی عرضه با تقاضا.

SCM شامل موارد زیر هستند:

• مدیریت عملیات
• لجستیک
• تدارکات
• فن‌آوری اطلاعات
• عملیات‌ یکپارچه سازی کسب‌ وکار

اهداف SCM

• کاهش هزینه موجودی با پیش‌بینی دقیق تر میزان تقاضا و برنامه ریزی تولید مطابق با آن.
• کاهش هزینه تولید با ساده سازی جریان تولید و بهبود جریان اطلاعات.
• برای بهبود رضایت مشتری

ویژگی های SCM

محدوده SCM

فرایندهای SCM

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• مدیریت خدمات مشتری
• مدیریت تقاضا
• بررسی سفارش مشتری
• مدیریت جریان تولید
• مدیریت تدارکات
• رشد و توسعه محصول
•  مدیریت بازگشت