مدل های تصمیم‌گیری و تعاریف تصمیم گیری

تعريف تصميم : تصميم، عبارت است از نتيجه و پايان يك فرآيند. فرآيندي كه داده ها و اطلاعات موجود در مورد موضوعي را، در جريان تجزيه و تحليل قرار داده و از تركيب مناسب آنها، به استراتژيهاي مورد نظر و بهترين راه حل مي رسد. معهذا، پايان يك فرآيند مي‌تواند شروع فرآيند ديگري باشد. بعبارت ديگر اخذ يك تصميم ممكن است مقدمه اي باشد بر اخذ تصميم يا تصميم هاي ديگر.

اتخاذ تصميم توسط فرد يا مدير يك سازمان، براي كسب يك هدف يا هدفهاي معيني مي باشد. هدفهاي يك سازمان عبارت است از سود آوري، بهره‌وري ، ابتكار و توسعه، بازاريابي،تامين منابع مالي، توسعه و افزايش كارآيي مديريت،كارمندان و مسئوليت سازمان در مقابل جامعه.

از آنجا كه تصميم‌گيري صحيح بعنوان مهمترين وظيفه و مسئوليت اصلي يك مدير مطرح مي‌شود، لذا بايد تصميمات مناسب براي موضوعات پيچيده را با ساده نمودن و هدايت مراحل تصميم‌گيري اتخاذ كنيم.

بيشتر افراد بر اين باورند كه زندگي آنقدر پيچيده است كه جهت حل مسائل آن بايد به شيوه هاي پيچيده تفكر روي آورد با اين وجود فكر كردن حتي به شيوه هاي ساده نيز مشكل است. پس اگر بررسي چند ايده ساده در يك زمان، نيازمند تلاش زياد باشد چگونه مي‌توان مسائل پيچيده را درك نمود. آنچه ما بدان نيازمنديم شيوه براي فكر كردن نيست زيرا حتي تفكر ساده خود بسيار مشكل ساز است و بايد چارچوبي وجود داشته باشد كه ما را قادر سازد تا در خصوص مسائل پيچيده به شيوه اي ساده بيانديشيم.از اين رو است كه تكنيكهاي تصميم‌گيري مطرح مي گردند.

تصميم‌گيري

تصميم‌گيري شامل انتخاب يك راه و روش، از ميان دو يا چند روش موجود مي باشد. تصميم به معناي انتخاب خود آگاه است كه به فرد امكان مي‌دهد تا براساس مجموعه شرايط داده شده، نحوه رفتار و طرز تفكر خاص آن مجموعه را بررسي و سپس يك گزينه قبول و سپس اجرا گردد.

تصميم زماني گرفته مي‌شود كه انتخاب انجام شده باشد. از تصميم‌گيري نمي‌توان صرفنظر كرد، زيرا امتناع ورزيدن از گرفتن تصميم خودش يك نوع تصميم‌گيري است.

اصولاً تصميمات را در دو گروه تقسيم بندي ميكنند:

_ تصميمات برنامه‌ريزي شده

_ تصميمات برنامه‌ريزي نشده

تصميمات برنامه‌ريزي شده : بر اصول تثبيت شده سياستها، قواعد، مقررات و يا روشها استوار است. بعنوان مثال وقتي مدير داخلي يك شركت مهندسي تقاضايي مبني بر افزايش حقوق و دستمزد از جانب كارگر متصدي يكي از ماشينها دريافت مي‌كند. تصميم‌گيري نهايي اين درخواست مبتني بر يك سري اصول برنامه‌ريزي شده است. تصميم مبني بر موافقت با درخواست اضافه حقوق در راستاي سياست بنيادي سازمان مورد بررسي قرار مي‌گيرد. اين تصميمي برنامه‌ريزي شده مي‌باشد.

تصميمات برنامه‌ريزي نشده : در چهارچوب سياستها، قواعد و يا روشها قرار نمي‌گيرد. اين چنين تصميماتي معمولاً در موارد استثنايي و هنگام بروز مشكلات جديد گرفته شده و بر پايه قريحه داوري و قضاوت مديريت استوار است. بعنوان مثال تصميمي که يک مدير در هنگام مواجه شدن با يک بحران بصورت ضرب العجلي مي گيرد يک تصميم برنامه‌ريزي نشده مي باشد.

به طور كلي منفعت مديران در رابطه با مسائل معمول، مثل تقاضاي اضافه حقوق اين است كه خود را به دام تصميم‌گيري "برنامه‌ريزي نشده" نيندازند و سياستها و روشهای سازمان خود را بطور جامع وضع کنند. بنابراين موارد مبهم در سياستهاي اجرايي بايد شناسايي شده و حذف گردد. در ادامه انواع تصميمات جهت آشنايي ارائه مي‌گردد.

انواع تصميمات

تعيين و نامگذاري انواع مختلف تصميمات از اهميت جايگاه خاصي برخوردار است. طبقه بندي تصميمات راه و روش عملكرد بعدي را معين مي‌سازد. بطوري كه مديران داخلي مي‌توانند تصميمات خود را در گروهي خاص قرار داده و انگيزه خود را در انتخاب موارد خاص مورد بررسي قرار دهند. انواع مختلف تصميماتي كه بعداً شرح داده مي‌شود، به صورت "زوجي از تصميمات متغير" مطرح شده‌اند.

نوع اول اين زوج تصميمات معمولاً "برنامه‌ريزي شده" و نوع دوم "برنامه‌ريزي نشده" است.

_ تصميم‌گيري فردي در برابر تصميم‌گيري سازماني

_ تصميم‌گيري شخصي دربرابر تصميم‌گيري تشكيلاتي

_ تصميم‌گيري مقطعي در برابر تصميمات استراتژيك (دراز مدت)

_ تصميمات مقطعي

_ تصميمات استراتژيك

_ تصميمات تحقيقي در برابر تصميمات ناشي از موقعيتهاي بحراني

_ تصميمات فرصت طلبانه در برابر تصميمات مشكل حل كن

_ تصميمات مشكل حل كن

_ روش تصميم‌گيري متمركز و غيرمتمركز

_ تصميم‌گيري به روش بررسي گروهي و بررسي فردي

كاربرد روش گروهي بر دو فرض زير استوار است :

1. معمولاً گروه بهتر از فرد تصميم‌گيري مي‌كنند و دستيابي به تصميمات عمده تر ميسر است.

2. تصميمات اخذ شده از جانب گروه بهتر جامه عمل به خود مي پوشاند.

نگرشهاي مختلف در ارتباط با روشهاي تصميم‌گيري

مي‌توان نگرش هاي مختلف تصميم‌گيري را از جهت سطح اختيار مطلق مديران در امر تصميم‌گيري و ارتباط آن با مشاركت كاركنان و كارمندان سطوح پائيني سازمان را به صورت يك طيف در نظر بگيريم كه يك سر آن قدرت و تصميم‌گيري مطلق مديريت قرار دارد و سر ديگر آن مدل مشاركتي تصميم‌گيري از نوع ژاپني است بعنوان مثال مي‌توان گفت آمريكاييها در ميانه اين طيف قرار دارند كشورهايي مانند استراليا و نروژ نيز مانند آمريكا در مركز طيف هستند ولي فاصله بين مديريت و زيردستان كم است. سوئدي ها معمولاً سلسله مراتب فرماندهي را رعايت نمي‌كنند، لذا در صورت نياز به دسترسي داده‌هاي اطلاعاتي، رؤساي مستقيم خود را دور مي‌زنند تا به هدف خود برسند مديران داخلي در سوئد به منزله رهبران برنامه‌ريزي و سياستگذاري هستند.

جهت يك بررسي مختصر مي‌توان اين گونه ذكر كرد كه :

در تصميم‌گيري مشاركتي كه اجازه اظهار نظر به كارگران و كاركنان داده مي‌شود اگر اين اظهار نظر در مورد تصميماتي باشد كه مستقيماً به آنها مربوط مي‌شود روحيه تازه‌اي در آنها دميده و احتمال تقبل بي چون و چرايي مسئله توسط آنها را افزايش مي‌دهد و برعكس اگر تصميم مربوط تغييراتي ايجاد نمايد كه در ارتباط مستقيم با كارگران و كارمندان نباشد موجب اتلاف وقت سردرگمي و شلوغي بي‌مورد در تصميم‌گيري خواهد شد.

لازم به يادآوري است كه در تصميم‌گيري مشاركتي مسئوليت نهايي با مدير است، اما در تصميم‌گيري گروهي كه شباهت زيادي با روش مشاركتي دارد گروه مسئول تصميم‌گيري مي‌باشد. (استقرار صندوق پيشنهادات يكي از روشهاي معمول تصميم‌گيري مشاركتي است)

در ادامه توصيه مي‌شود زماني كه در سطوح بالاتر تصميم‌گيري مي‌شود از كساني كه مسئوليت دارند دعوت به عمل آيد تا به طور مستقيم راه‌حل خود ارائه دهند.

در جدول زير خلاصه اي از روشهاي تصميم‌گيري و ايده اصلي (نحوه مديريت) مربوط به آنها ارائه مي‌شود :

در سالهاي اخير سيستم مديريت فرآيند تصميم‌گيري را با استفاده از روشهاي خاص از حالت ذهني خارجي و به سوي كاربردي و عملي هدايت نموده است. پيمودن مراحل اخذ تصميم به مديران داخلي كمك مي‌كند تا نظام يافته (سيستماتيك) بار بيابند. روشهاي تصميم‌گيري نيز آنان را ياري مي‌دهد تا در راه كسب موفقيت حالت عقلاني تري به خود بگيرند.

بعضي از مدلهاي تصميم‌گيري مبتني بر محاسبات دقيق رياضي است.

تمام اين روشها فرصتي فراهم مي آورد تا مدير راه‌حل‌هاي ثانويه را به صورت نظام يافته سبك سنگين كرده كمتر به پيش بيني و ادراك متكي باشد. تمامي اين روشها از مدل استفاده مي‌كنند، زيرا پايه علمي دارد كه هر مدل معرف عيني واقعي و همانند است.

مراحل فرآيند تصميم‌گيري

1. فرآيند تصميم‌گيري با تعيين و مشخص كردن مساله شروع مي‌شود و ضرورت تصميم‌گيري به پذيرش هيات مديره بستگي دارد. لذا هيات مديره بايد بتواند شكاف بين آنچه برنامه ريزي شده و آنچه عملاً وجود دارد را تشخيص دهد.

2. پس از اين كه نياز به تصميم مشخص شد، مديران بايد معيارهاي تصميم را مشخص كنند كه اين امر مستلزم تعيين عوامل مهم در تصميم‌گيري است.

3. بايد معيارها را با توجه به درجه اهميت آنها در تصميمات متوازن كرد.

4. مدير بايد از راههايي كه ممكن است او را در حل مساله كمك كند فهرستي تهيه كند و از ارزيابي تمام راه حلها اجتناب ورزد. اين كار در واقع توانايي او را در درك راه حلها نشان مي دهد.

5. در اين مرحله مدير بايد هر يك از راه حلها را ارزيابي كند.

6. مرحله نهائي انتخاب بهترين راه حل مي باشد.

عوامل موثر در فرآيند تصميم‌گيري:

براي درك چگونگي اتخاذ يك تصميم بايد عواملي كه در اين فرآيند موثر واقع مي‌شوند را مورد مطالعه و بررسي قرار داد:

1. عوامل محيطي:

الف. سيستم فرهنگي             

ب. سيستم اقتصادي

ج. سيستم سياسي _ اجتماعي          

د. عوامل تكنولوژيكي

ه. ساير عوامل مانند جمعيت و ...

2. عوامل درون سازماني :

الف. كوچكي و بزرگي سازمان

ب. ساختار سازماني

ج. كنترل سازماني

د. ارتباط سازماني

ه. نقش رهبري                             

و. نقش گروهها

3. عوامل فردي :

الف. ادراك و تبيين                                

ب. شناخت و آگاهي

ج. هوش، تجربه، تحصيلات                        

د. شخصيت

ه. انگيزه                                             

و. ارزشها و باورهاي فرد

برخي شيوه هاي تصميم‌گيري (با استفاده از گروه) :

• شيوه طوفان مغزي (Brain Storming)
•  تكنيك دلفی (Delphi)
•  تكنيك گروه كاغذي (Normal Of Paper Group)

شيوه هاي ديگر به كارگيري گروه در اتخاذ تصميم عبارتند از:

•  روش اكتشافي - ابداعي
•  شيوه بحث هدايت شده
•  رويداد پژوهي
• سرگذشت پژوهي
•  بازنگري نقش
• سرشماري مشكلها
• استفاده از ساعت زنگ دار

تكنيك دلفي (Delphi) :

وقتي كه افراد روبروي يكديگر قرار مي گيرند كنشهاي متقابل ممكن است مانع از ابراز صريح و واقعي باورها و نظرهاشان گردد. لذا در اين تكنيك سعي شده ضمن اين كه اعضاي گروه از عقايد يكديگر آگاه مي شوند از اين مشكلات نيز جلوگيري شود.

در اين روش براي تصميم گيري در يك مورد خاص گروهي را انتخاب مي كنند و نظر آنها را طي پرسشنامه اي جويا مي شوند. سپس نظرها را طبقه بندي مي كنند و براي تمام اعضاي گروه مي فرستند. اعضاي گروه نظرهاي ابراز شده را مورد بررسي و ارزيابي قرار داده و به آنها امتياز مي دهند بدين ترتيب راه حلي كه امتياز بيشتري را به دست آورده به عنوان بهترين تصميم انتخاب مي شود.

تصميم‌گيري در شرايط عدم اطمينان :

الف. در حالت عدم اطمينان كامل (Decision Making Under Uncertainly)

ب. در حالت ريسك (Decision Making Under Risk)

تصميم‌گيري در شرايط عدم اطمينان كامل براي زماني است كه شكل موجود شامل تعدادي از متغيرهاي غيرقابل كنترل نيز مي‌شود، ولي اطلاعات گذشته به منظور پيش بيني متغيرها در دسترس نبوده، از اين دو محاسبه احتمال وقوع براي آنها مشكل و معمولاً غير ممكن است. روش هاي مدرن براي اين نوع تصميم‌گيري بسيار اندك است، و معمولاً از ماتريس تصميم‌گيري (Decision Making Matrices) استفاده مي‌شود. تصميم‌گيري در شرايط ريسك براي زماني است كه مشكل موجود شامل تعدادي از متغيرهاي غير قابل كنترل نيز مي‌شود، ولي اطلاعات از گذشته در دسترس و احتمال وقوع آنها قابل پيش بيني است.

موارد استفاده اين نوع تصميم‌گيري در اقتصاد مهندسي بسيار و روشهاي مدرن زيادي موجود است.

روش ارزش انتظاري (Expected value)

_ مدلهاي شبيه سازي (Simulation models)

_ تصميم‌گيري شاخه اي يا درخت تصميم (Decision  tree)

_ مواردي از برنامه‌ريزي ديناميك (Dynamic programming)

تصميم‌گيري در شرايط تعارض

اين نوع تصميم‌گيري مربوط به زماني است كه براي تصميم گيرنده، استراتژيهاي رقيب يا رقبا جايگزين متغيرهاي غيرقابل كنترل شوند. از تكنيك‌هاي مهم در اين نوع تصميم‌گيري مي‌توان از «تئوري بازيها» يا Game Theory نام برد.