طراحی و استقرار سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

استقرار سیستم مدیریت پروژه به ویژه در شرکتهای پروژه محور به معنی تدوین استانداردها و دستورالعملها و فرایندهایی است که باعث ارتقا سطح مدیریت پروژه های یک سازمان پروژه محور می شود. نکته مهم در راه استقرار سیستمهای مدیریت پروژه خصوصا در شرکتهای ایرانی این است که اصول و تکنیکهای علمی مربوطه باید با مهارت و تجربه بالا شخصی سازی شده و فرایند استقرار بهمراه آموزش و تعامل کامل با کلیه پرسنل سازمان صورت گیرد. گروه مشاوران مدیرسان با تجربه ای طولانی در زمینه استقرار و آموزش این سیستم ها خصوصا بر مبنای استاندارد PMBOK در سازمان های دولتی و خصوصی متعدد آماده ارایه خدمات به شما مدیران و کارآفرینان عزیز می باشد.

فرایند کلی ارایه خدمات مربوطه به شرح زیر است:

  • • عارضه یابی اولیه سازمان بر مبنای مدلهای تعالی و بلوغ پروژه ای
  • • تدوین فرایندها و آیین نامه ها و دستورالعملهای مربوطه بهمراه کارراهه کلی استقرار سیستم با اخذ تایید مدیران سازمان
  • • پیاده سازی و نظارت و کنترل و ارزیابی سیستم.
  • • شروع آموزش بر مبنای حوزه های ۱۰ گانه مدیریت پروژه

رویکرد مدیرسان در انجام خدمات مربوطه

انجام فعالیتهای مربوط به طراحی و استقرار سیستم مدیریت پروژه از چهار فاز یا مرحله تشکیل شده‌است. مرحله اول شامل شناخت سازمان مرحله دوم شامل طراحی دستورالعملها و فرایندها و فرم های مدیریت پروژه و مرحله سوم ، استقرار و آموزش استاندارد مدیریت پروژه است که در طول دوره زمانی مشخص بصورت پیوسته انجام می‌گردد. در ادامه فرایند کلی بهمراه وزن(اهمیت) آن ها ابتدا در شکل زیر سپس بر طبق توضیحات مفصلتر و ریز فعالیتها ارایه می گردد:

فاز ۱-شناخت سازمان

1-1- شناخت سازمان و پروژه ها و دستورالعملهای کنونی

2-1- تهیه و نهایی سازی لیست اقدامات و دستورالعملها و سایر موارد مرتبط با استاندارد مدیریت پروژه و اخذ تایید از کارفرما

فاز۲- تدوین فرآیندها، دستورالعملها و آیین نامه های مورد نیاز جهت استقرار سیستم مدیریت پروژه

1-2- طراحی و تهیه فرایندهای مدیریت پروژه منطبق بر ساختار ماتریسی ویژه سازمان شامل موارد زیر:

  • مدیریت یکپارچگی
  • مدیریت محدوده
  • مدیریت زمان
  • مدیریت هزینه
  • مدیریت کیفیت
  • مدیریت منابع انسانی
  • مدیریت ریسک
  • مدیریت ارتباطات
  • مدیریت تدارکات
  • مدیریت ذینفعان

در مراحل 5 گانه: آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه بعلاوه مرحله پیش از آغاز یعنی مطالعه و امکانسنجی

  • 2-2- طراحی و تدوین دستورالعمل‌های مورد نیاز
  • 3-2- طراحی و تدوین فرم‌های مورد نیاز
  • 4-2- ارایه پیشنهادات ساختار سازمانی پروژه ها
  • 5-2- طراحی شرح وظایف دفتر PMO
  • 6-2- مستندسازی کل سند مدیریت پروژه سازمان

فاز ۳- استقرار سیستم مدیریت پروژه

  • 1-3- راه اندازی دفتر مدیریت پروژه PMO
  • 2-3- پیگیری از واحدهای مختلف و همکاری های اولیه جهت پیاده سازی سیستم اعم از جاری سازی فرایندها و فرم ها و انجام دستورالعملها و ...
  • 3-3- حضور دوره ای جهت آموزش سیستم طراحی شده، نظارت، رفع اشکال، اصلاح و جا اندازی سیستم در شرکت و پروژه ها)

فاز۴ - آموزش

  • 1-4- آموزش مدیریت پروژه برای پرسنل منطبق بر برنامه آموزشی مشخص و به تفکیک معاونین، مدیران و کارشناسان برای n گروه 48 ساعته
  • 2-4- آموزش پرسنل واحد PMO جهت راهبری سیستم

راه اندازی دفتر مدیریت پروژه(PMO)(Project management office)

یک واحد، بخش سازمانی است که برای ایجاد نگاه یکپارچه به کل سیستم مدیریت پروژه بسته به سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه‌ای سازمان‌، در سطوح مختلف ساختار سازمانی قرار می‌گیرد. مسئولیتهای یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در بر گیرد.

دفتر مدیریت پروژه، مسئول هماهنگ نمودن برنامه ريزي ها, اولويت بندي ها و اجراي پروژه ها با اهداف تجاري سازمان مي باشد.

وظایف اصلی PMO

  • تدوین دستورالعملها، رویه‌ها، استانداردها، آموزش مدیریت پروژه، توسعه متدولوژی مدیریت پروژه در کارکردهای پروژه محور
  • تحلیل منابع و سبد پروژه‌ها، مدیریت ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان، تعیین سازمان و ساختار پروژه ها، مدیریت اثربخش هزینه پروژه ها در کارکردهای سازمان محور

کلا مساله مهمی که باید در نظر داشت این است که استاندارد PMBOK متدولوژی محور نیست. یعنی متدولوژی دقیقی ارائه نمی‌دهد. یعنی می‌گوید توالی انجام کارها را حسب نیاز پروژه خودتان انجام دهید و تمرکز اصلی آن بر روی رعایت کردن یکسری اصول و قواعد و فرایندهای مختلف است. لذا بومی سازی آن در سازمانها نیازمند مشاورین با تجربه ای است که سالها این اقدام را انجام داده و با چالشها و مسایل آن آشنا هستند

ماتریس جایگاه فرایندها و حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

پنج فرآیند اصلی مدیریت پروژه

  • 1- آنچه باید انجام دهد به طور دقیق درک کند(آغاز)
  • 2- در مورد نحوه انجام آن به طور دقیق تصمیم بگیرد(برنامه ریزی)
  • 3- آن را انجام دهد(اجرا)
  • 4- مطمئن شود که دقیقا انجام شده است(کنترل)
  • 5- تایید نهایی آن را بگیرد.(اختتام)

برنامه ريزي، مهمترين فرآيند در مديريت پروژه است

برنامه ريزي شامل مشخص نمودن يك هدف خاص، تعيين اهداف و منابع مورد نياز براي انجام فعاليتهاي مربوطه و نحوه رسيدن به هدف، قبل از شروع پروژه است

با شروع اجرا برنامه ريزي متوقف نمي شود چرا كه طرح ها بايد بر طبق اطلاعات جديد تنظيم شود

براي اجراي يك پروژه موفقيت آميز، بايد اطلاعات صحيح را در زمان مناسب، به افراد مناسب ارايه دهيد. كار ژروهي اثر بخش است و ارتباطاط، بسيار مهم هستند.

ممكن است، تيم پروژه آنقدر در پروژه اي مشغول شوند كه اعضاي آن متوجه نشوند كه از هزينه هاي برنامه ريزي شده فراتر رفته اند، يا از زمان بندي مورد نظر عقب افتاده اند و يا حتي از خصوصيات اوليه محصول فاصله گرفته اند. اين امر، دليلي براي كنترل و اجراي همزمان پروژه است.

اتمام پروژه بسيار مهم است زيرا فقط زماني پروژه تمام مي شود كه آماده قبول پروژه ديگري باشيد و يا بتوانيد به فاز بعدي پروژه بپردازيد.

اتمام پروژه مستلزم پايان پروژه و كسب تاييد نهايي آن است

نحوه انجام

جهت استقرار سیستم مدیریت پروژه نیازمند استفاده دایمی از مشاورین و وابسته بودن به آن ها نیست. بلکه روشی که گروه مدیرسان بر طبق آن عمل می نماید بدین صورت است که یک الی n نفر از نیروهای سازمان به عنوان تیم پیاده سازی با مشاور همکاری نموده به نحوی که پس از پایان مدت زمان مثلا ۶ ماهه بتوانند نیروهای خود سازمان سیستم را راهبری نمایند.