استقرار سیستم مدیریت هزینه
کارفرما: شرکت پیمانکاری اسفالت طوس
مدیر پروژه: محمد بزازی
محدوده پروژه: طراحی، پیاده سازی و استقرار سیستم مدیریت هزینه در پروژه های نفت و گاز
تاریخ: 91/10/01 تا امروز
شرح مختصر: سیستم مدیریت هزینه در سه پروژه بزرگ شرکت آسفالت طوس جهت بودجه ریزی و کنترل هزینه کرد و تحلیل هزینه کرد در راستای اتمام موفقیت آمیز پروژه از جنبه مالی و هزینه ای استقرار و راهبری گردید
 

پروژه استقرار مدیریت هزینه در پروژه های نفت و گاز شرکت اسفالت طوس:

استقرار سیستم مدیریت هزینه در سال ۱۳۹۱ در شرکت پیمانکاری آسفالت طوس که یکی از بزرگترین و معتبرترین شرکتهای پیمانکاری فعال در زمینه های صنعت و معدن و نفت و گاز(دارای رتبه ۱ در ۵ زمینه) در سطح کشور است و در معاونت پروژه های نفت و گاز این شرکت آغاز گردید. نخستین پروژه ای که برای استقرار این سیستم انتخاب شد پروژه تامین و اجرا و نصب سکوی سرچاهی سلمان با حجم حدود ۲۰۰ میلیارد تومان بود.

 

سیستم مدیریت هزینه

 

پس از ۲ سال  وبا توجه به رضایت بالای کارفرمای محترم (شرکت آسفالت طوس) پروژه دوم تحت عنوان راهبری سیستم مدیریت هزینه در پروژه  EPCمرکز تصفیه میدان نفتی آزادگان با نام مختصر گاسپ با حجم حدودی ۵۰۰ میلیارد تومان مجددا به این گروه واگذار گردید.

همچنین در سال پنجم و پس از اخذ پروژه قشم با حجم ریالی حدود ۲۰۰ میلیارد تومان توسط شرکت آسفالت طوس راهبری سیستم مذکور برای این پروژه نیز به این گروه واگذار گردید. اهمیت این سیستم برای کارفرمای محترم به دلایل زیر است:

  • هر لحظه از زمان از آخرین وضعیت عملکردی هزینه ای و درآمدی پروژه مطلع است.
  • این مساله جهت اخذ تصمیمات استراتژیک در پروژه بسیار حایز اهمیت است.
  • وضعیت عملکردی اشاره شده برای بخش های مختلف پروژه در دسترس است بدین معنی که به راحتی می توان مشخص نمود که دلیل عملکرد مثبت یا منفی مربوط به کدام بخش از پروژه و یا کدام پیمانکار است.
  • از آخرین وضعیت جریان نقدینگی و پیش بینی پروژه مطلع است که این مهم نیز برای تامین به موقع مالی پروژه بسیار ضروری است.
  • قیمت تمام شده پروژه و آخرین و دقیق ترین پیش بینی از سود محقق شده در هر لحظه از زمان در دسترس است.

به طور کلی مراحل استقرار و راهبری سیستم مدیریت هزینه در پروژه های آسفالت طوس بصورت زیر بود:

 تعریف ساختار مناسب بودجه برای مدیریت هزینه پروژه

جهت آشنایی با رویکرد و تجارب عملی مدیرسان به صورت نمونه توصیفات زیر برای یک بخش از این سیستم ارایه می گردد:

تعریف ساختار بهینه بودجه بدین نحو که بیشترین نزدیکی را به CBS قراردادی(ساختار شکست درآمدی که بر اساس آن صورت وضعیت ها دریافت خواهد شد) که معمولا تحمیلی از طرف کارفرما است از یکطرف داشته باشد و از طرف دیگر هم بیشترین نزدیکی را به WBS برنامه زمان بندی پروژه داشته باشد. اهمیت بالای نزدیکی ساختار بودجه اصلی پروژه که قرار است بعدا مبنا و خط کش اصلی کنترل هزینه قرار گیرد با WBS برنامه  زمان بندی پروژه از آن جهت است که در هنگام کنترل مساله مهم پاسخ دادن به این سوال است که عملکرد هزینه ای در بخش های مختلف پروژه از نظر جبهه کاری به چه صورت بوده است یعنی مقایسه هزینه کرد واقعی آن جبهه کاری با بودجه تدوین شده برای آن.

این مهم از دو جنبه ضروری است. نخست بدین دلیل که بتوان پیش بینی جریان نقدی مورد نیاز ماه های آتی را در اختیار داشت. چرا که تنها مبنی پیش بینی آخرین وضعیت برنامه زمان بندی پروژه است لذا اگر ساختار بودجه منطبق یا نزدیک با برنامه زمان بندی نباشد(مثلا بر اساس میزان متریالهای مورد نیاز کل پروژه و ... باشد) نمی توان از برنامه زمان بندی پروژه که دایما به روز شده است برای پیش بینی آینده استفاده نمود. دلیل دوم هم این است که بتوان میزان مصرف اضافه متریال ها را متوجه شد چون در حالتی که ساختار بودجه بر اساس کل متریال های مورد نیاز پیش بینی شده باشد تنها می توان گران تر یا ارزانتر خردیدن متریال ها را متوجه شد و اضافه مصرف را نمی توان کنترل نمود. به عنوان مثال فرض کنید که کل میلگرد مورد نیاز پروژه را متره و برآورد کرده و بودجه را نیز بر این اساس تنظیم کنیم. در این حالت اگر برای فونداسیون مقدار میلگرد زیادی پرت شده باشد و یا مقدار بیش از حدی خریداری شده باشد متوجه آن نخواهیم شد.

پس از تهیه یک ساختار بهینه که البته خود امری دشوار است معضل بعدی دریافت هزینه کردهای واقعی از سیستم مالی یا حسابداری پروژه است چرا که ساختار شکست هزینه ها در سیستم های مالی یکسان بوده و به احتمال بسیار زیاد منطبق با WBS پروژه نیست لذا در این مرحله برای هر هزینه کرد باید از ماتریس های تطبیقی استفاده نمود. که خود بحث مفصلی است.

مطالب مختصر ذکر شده نمونه ای بود از پیچیدگی های محیط واقعی پروژه ها جهت استقرار سیستم مدیریت هزینه در عمل که این گروه مشاور با تجربه ای طولانی و موفق بدانها دست یافته است.

تعیین و تدوین بودجه به دو صورت بالا به پایین و پایین به بالا و بر اساس موارد قراردادی از جمله میزان کسورات و ... همچنین با توجه به سیاستهای شرکت از جنبه میزان سود انتظاری و غیره.

دریافت هزینه های واقعی بصورت ماهانه و تخصیص آن ها با استفاده از ماتریسهای تبدیلی به هر یک از بخشهای بودجه

دریافت آخرین وضعیت پیشرفت فیزیکی آیتم های مختلف پروژه

دریافت آخرین وضعیت قراردادهای خرید و-دریافت صورت وضعیت های پیمانکاران پروژه

 جمع بندی و تهیه گزارشات و تحلیلهای مربوطه بصورت ماهانه

خروجی های سیستم مدیریت هزینه در شرکت آسفالت طوس:

  • گزارشات عملکردی هزینه

  • گزارشات پیش بینی جریان نقدی مورد آتی پروژه

  • گزارشات مقایسه ای درآمد و هزینه پروژه

جهت حفظ اسرار مشتری از ارایه نمونه گزارشات واقعی شرکت آسفالت طوس معذوریم